Safety requirements for contractors

Preparation

It is important to prepare for emergency situations before they arise. You must be familiar with the part of the building you are in and be able to locate:

• The evacuation routes
• The assembly point after evacuation (along the A building wall close to the D building entrance)
• First aid stations, defibrillators, eyewash stations and emergency showers
• The nearest fire alarm button and fire extinguisher
• Ventilation failure alarm, where appropriate
• Gas alarm, where appropriate
• Supervised and controlled areas (radiation safety)

Keeping evacuation routes and access to emergency equipment free from obstacles is vital for all our safety.

Emergency

The facility is equipped with fire detectors. When a fire is detected, the evacuation alarm starts and a signal is sent to SOS Alarm.

Evacuation

Evacuate the laboratory when you hear the evacuation alarm (alarm bells) or when an evacuation is announced through the loudspeakers (E-building). This applies even if you have not noted any danger yourself. Leave the building by one of the evacuation routes and go to the assembly point. On your way out, warn people in your surroundings and encourage them to evacuate. Do not use the elevators.

If you observe a fire or other serious threat

You must always consider your own safety first, adding another casualty is never right. But as long as you can do so safely you should first save those in danger and then warn those threatened by the danger. Then press a fire alarm button to start the evacuation alarm (the alarm is also sent to SOS Alarm) and evacuate the building. As soon as possible, call 112 to SOS Alarm to give additional information to the emergency services. Always meet up with the emergency services to guide them to the location of the danger.

In case of a small fire

You should never enter a smoke filled enclosure, but if feasible try to smother the fire with suitable material or with fire extinguishers. If you cannot extinguish a fire safely then try to limit the spread of the fire by, for instance, closing any door that could contain the fire when you evacuate.

Ventilation failure alarm

The chemistry labs, some beamlines and a few other enclosures have local ventilation failure alarms. When these go off it is generally enough to evacuate the enclosure in question. If you are aware that the current activity in that enclosure may generate hazardous conditions outside that enclosure, e.g. if highly toxic substances are exposed, then press a fire alarm button to initiate evacuation of that building. More information about handling toxic substances can be found under chemical and gas safety.

Personal injury

Give first aid, in case of heart failure using the closest defibrillator. If possible, remain with the victim. Shout for help, and if necessary, have someone call 112 to SOS Alarm for an ambulance. Make sure someone meets the ambulance to guide them to the location of the patient.

Reporting of incidents and occupational injuries

Incidents

Situations and events that could have led to accident or health problems are defined as incidents. All incidents need to be reported to your line manager and HSE manager. It is also possible to report incidents anonymously.

Occupational injuries and serious incidents

If you have suffered an accident or serious incident that posed a threat to life or health, you must immediately inform your line manager and safety manager. Accidents that occur during travel between work and your home must also be reported. All accidents and serious incidents must be reported immediately to the Swedish Work Environment Authority by the line manager.

If you are not a MAX IV employee, call your local contact.

General rules

Below are listed some general rules that apply all over the facility. Area or task specific rules and guidelines are posted elsewhere.

Access rules

To get unaccompanied access to the MAX IV Laboratory and be issued a MAX ID access card you must be 18 years of age or older, complete the required safety training and pass the safety test. You are not allowed to give or lend your MAX ID card to anyone else, or to let anyone in who does not have a MAX ID card of their own.

Some areas and tasks have specific safety restrictions and/or requirements and these can change from time to time – adhere to signs and regulations.

When we have construction areas these are fenced off and rules for access are posted locally. These usually include, at least, the wearing of helmet, reflective vest and safety shoes.

You can bring visitors to the facility for job-related purposes. Privately, employees can bring a small number of visitors if it can be done in a way that does not interfere with on-going activities. The visitors must be registered at the reception and be escorted by you during the visit. You have the responsibility that the safety rules are followed. You should only take visitors to areas where you are familiar with the local risks. Visitors younger than 15 years old are only allowed in the office buildings and visitors younger than 18 years old are not allowed to enter controlled areas.

Fire safety rules

• Flammable gases and liquids must be kept in designated ventilated cabinets when they are not in use. Exception: where solvents are frequently used for cleaning purposes these may be stored in small bottles at the workplace; this amount should be minimized and may never exceed the limits stated in each area’s ATEX documentation.
• The transfer of flammable liquid to smaller vessels must be done in a fume hood or outdoors.
• Minimize the amount of flammable material at your workplace and dispose of packaging and other flammable material as soon as possible; at the latest at the end of your workday.
• Do not block evacuation routes and access to emergency equipment.
• Hot work may only be performed by those with the necessary education and a valid permit for the task at hand.

Trucks, traverses, lifts, concrete doors and cranes

Trucks, traverses, lifts, concrete doors and cranes may only be operated by those who have the appropriate training. Suitable safety equipment must be used.

Electrical safety

Contact the Electrical and power supply systems team if you need help with installations or other electrical work. Only persons approved by MAX IV are permitted to perform these tasks.

N.B! This includes tasks that you, according to Swedish rules, are allowed to do in your private home. Ask if you are uncertain!
Equipment that is not CE certified (home-built or modified) must be approved by the Electrical and power supply systems team before installation.

Magnetic fields

High magnetic fields from some of the laboratory’s installations may interfere with medical implants such as pacemakers. If you carry such a device, contact your line manager/local contact.

Solitary work

Solitary work means work carried out in physical or social isolation from other people and should be avoided as far as reasonable. Hazardous work may not be performed as solitary work.

In order to determine whether an operation may be performed or not, the ability to quickly get help if something unexpected happens is vital. This may, depending on the operation, often be solved by having mobile phone contact with somebody, by having someone periodically check up on you, or by asking somebody nearby to assist you.

Risks for pregnant and breastfeeding women

If you are pregnant or breastfeeding, your line manager must conduct a risk assessment, investigate, and take measures to ensure that you have a safe work environment. If the identified risks cannot be eliminated, the employer must take all measures that are practically possible and reasonable to give you other tasks.

You are not allowed to work with a hazardous task as long as the risk remains. Pregnant women are provided with electronic dosimeters upon request, or when recommended by the radiation safety team.

If you are not a MAX IV employee, please present the risk assessment done by your employer to the local contact before or upon arrival. There might be additional risks to be aware of at the facility.

More information is found via the link in the right hand column.

Reporting of events, conditions and deviations related to safety

Staff and contractors are requested to report events, conditions and deviations that are or could be of importance to safety. If it is related to radiation safety, contact radiation safety on-call as soon as possible. We want to emphasize the importance of also reporting damage to equipment that you accidentally cause. MAX IV ensures that this can be done without concerns of penalties to the individual worker.

Shell protection

All doors in the outer walls are connected to the burglary alarm. Entrance doors, i.e. doors with card readers, will send an alarm if kept open for more than 60 seconds (a buzzer will sound 30 seconds before) – all other doors send an alarm immediately if opened.

Contact information

Rema Malar +46-(0)730-57 25 79 rema.malar@maxiv.lu.se HSE manager

Stefan Wiklund +46-(0)709-32 33 43 stefan.wiklund@maxiv.lu.se Security, Fire safety

Björn Nilsson +46-(0)730-38 29 42 bjorn_k.nilsson@maxiv.lu.se Fire safety

1. Statutory and regulatory requirements

The acts, ordinances and regulations of primary relevance to MAX IV regarding ionizing radiation are listed below for reference (in Swedish).

Strålskyddslag (SFS 2018:396), Radiation protection act
Strålskyddsförordning (SFS 2018:506), Radiation protection ordinance
Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter om grundläggande bestämmelser för tillståndspliktig verksamhet med joniserande strålning (SSMFS 2018:1), Main regulation for activities with ionizing radiation that require a licence

There is also a MAX IV specific licence issued by the Swedish Radiation Safety Authority (SSM) concerning operations at the facility.

Four members of the radiation safety team constitute the Radiation Protection Expert Function, as required and approved by the Swedish Radiation Safety Authority.

Radiation safety related procedures, plans, instructions etc. are part of the MAX IV management system.

2. Risks in a radiation environment

Doses from ionizing radiation are measured in sievert (Sv). One sievert is a very large dose. Millisievert (mSv) or microsievert (µSv) are often used instead.

People in Sweden are on average exposed to a dose of about 4 mSv per year. Almost 50%, about 2 mSv, is due to indoor exposure to radon. The rest is due to cosmic radiation, radionuclides in food, water, soil and building materials, potassium-40 in the body and medical examinations. The background subtracted radiation dose received by MAX IV personnel is on average about 0.3 mSv/year. The doses at the facility are measured by personal dosimeters normally carried for a total of 2000 h per year.

The biological impact of ionizing radiation can be classified as either acute or delayed. Acute damage occurs at high doses (above 1000 mSv) received over a short period (weeks) and the result is damaged or dead cells. This could lead to the reduced functionality or failure of an organ. This damage always occurs above a certain dose threshold which depends on the organ and tissue type. The severity of the damage will increase with the dose above the threshold. Acute radiation damage primarily affects the bone marrow, stomach and intestinal system and the central nervous system. The symptoms may include nausea, vomiting, diarrhea, skin rashes, reduced immune functionality, cataracts and sterility. In severe cases, acute radiation injuries can lead to death.

The risk of delayed damage, i.e. cancer and hereditary effects, depends on the received dose. The risk of radiation-induced terminal cancer is 5% per 1000 mSv. This implies that all exposures result in an increased risk of cancer. The risk also depends on age – fetuses and infants have a higher risk compared with adults. Radiation-induced genetic damage in humans has never been conclusively established. However, animal research has shown that genetic damage may occur.

3. Sources of radiation at MAX IV

The linear accelerator (linac) at MAX IV is capable of accelerating electrons to high energies (3 GeV). The electrons are diverted to either one of the two storage rings (1.5 GeV ring and 3 GeV ring) or to the Short Pulse Facility (SPF). There are four main sources of ionizing radiation at MAX IV:

• High-energy electrons lost from the accelerators result in primarily photon and neutron radiation.
• The radiation mentioned above can induce radioactivity in the components of the accelerators and nearby materials, a process referred to as (radio) activation. This radiation remains when the accelerators are turned off and decays with time constants specific to the produced radionuclides.
• Insertion devices in the storage rings and the SPF produce synchrotron radiation, which is used for research at the beamlines.
• The linac structures and RF cavities inside the accelerator areas and the klystrons outside these areas generate radiation during operation.

4. Area designations

Ionizing radiation is produced when the accelerators at MAX IV are in operation. The resulting radiation levels differ between the areas. At MAX IV the areas belong to one of three categories:

• Controlled areas (high radiation level areas)
• Supervised areas (increased radiation levels may be present)
• Non-designated areas

The figure shows the controlled areas (red) in the basement (floor 8), namely the gun test room, linac tunnel, SPF and SPF beamline hutch. The remaining areas in the basement are supervised (yellow).

The figure shows the controlled areas (red) on the ground floor (floor 10), namely the 1.5 GeV and 3 GeV ring tunnels, the beamline hutches, the two entrances to the linac tunnel and the cavity test room. The remaining areas are supervised (yellow), except for the office building, which is a non-designated area (green).

All entry points to supervised areas (in Swedish skyddat område) and controlled areas (in Swedish kontrollerat område) are labelled as shown below.

5. Access to supervised areas

Unaccompanied access to supervised areas is only granted to those who have read the relevant safety information and obtained a personal access card. Additional requirements apply for access to controlled areas, see section 7 below. Doors leading to supervised or controlled areas are locked and the access card is required to open them.

6. Personal dosimetry in supervised and controlled areas

If you have been assigned a personal TL-dosimeter (TLD), it must be worn in supervised and controlled areas. This applies to the entire site, except for the office building (E building) which is a non-designated area. When not in use, the personal dosimeter should be stored at one of the dosimeter boards located nearby the entrances to the A, B, C and D buildings.

The TLD should be worn on your chest or the front of your hip close to your body (i.e. not in a bag or similar). It should be worn with the side shown in the figure below clearly visible and facing forward.

A TL-Dosimeter (TLD)

The personal dosimetry requirements depend on which category of personnel you belong to:

• Personal dosimetry for MAX IV staff based at Fotongatan
  You should wear a TLD as described above.
• Personal dosimetry for MAX IV staff based at the Cube
  If you have been assigned a TLD, you should wear it as described above. If not, no personal dosimeter is required. The assignment of a TLD depends on which group you belong to and how often time is spent in the supervised and controlled areas at Fotongatan. If you are unsure whether you should be assigned a TLD or not, contact the radiation safety team.
• Personal dosimetry for users
  A personal dosimeter is not required for users that spend 3 months or less at MAX IV over the course of a year. Further details are given in the Safety requirements for users.
• Personal dosimetry for other non-staff members (contractors, consultants etc.)
  A personal dosimeter is not required if you spend 3 months or less at MAX IV (Fotongatan) over the course of a year. If you spend more than 3 months at MAX IV over the course of a year, you should wear a TLD as described above. The 3 months can be thought of as 60 work days, where each day you visit MAX IV is counted as a work day even if the visit is short. On the safety certificate, you are asked if you anticipate that you will spend more than 3 months (> 60 work days) at MAX IV during the coming 12 months. If you should wear a TLD, but have not yet been assigned one, please ask your contact person at MAX IV to contact the radiation safety team.

If you have recently been assigned a TLD, a personal dosimeter is not required until your new TLD is available.

During visits, it is sufficient that the person(s) responsible for the group wear their personal dosimeter (if they have been assigned one).

7. Access to controlled areas

Controlled areas, i.e. accelerator areas and beamline hutches, are areas where radiation levels may be significant. No one, including visitors, under the age of 18 is allowed to enter a controlled area. Furthermore, only those who are assigned tasks that require access to controlled areas are allowed unaccompanied access to such areas. The training Radiation safety for controlled areas is required to get unaccompanied access to controlled areas.

All entry points, including concrete doors, leading to a controlled area are marked “Kontrollerat område” (controlled area) and are equipped with information lights above the door.

Accelerator Access Door

Beamline Access Door

Open concrete door to an accelerator Area

8. Radiation outside controlled areas

The dose constraint implemented at MAX IV is that the dose for workers should not exceed 1 mSv over a 1-year period. The walls surrounding the accelerators areas and the beamlines were designed using this constraint. The radiation levels in adjacent areas are mainly monitored by the online and personnel safety system-integrated radiation monitoring system.

The klystron gallery runs parallel to the linac tunnel and contains a number of klystrons. There is also a klystron near the gun test facility and in the future klystron gallery. An electronic dosimeter must be worn when working less than 2 m from a klystron. Radiation safety on-call must be contacted should the electronic dosimeter trigger an alarm.

9. Radiological work permits

It is not allowed to modify or remove shielding material, equipment or signage that may affect radiation safety without prior approval from the radiation safety team. This includes the following:

• It is forbidden to move, remove or modify shielding material such as concrete, iron and lead.
• Beamline hutches are shielded with lead and painted orange. It is forbidden to drill or otherwise modify the hutches, as radiation could then pass through. This includes the pipe that transports synchrotron radiation from the optics hutch to the experimental hutch.
• It is forbidden to remove the orange covers (the chicanes) used for cable/media feedthroughs, which are fastened on the hutches.
• It is forbidden to alter or move devices and equipment related to the personnel safety system, such as door switches and radiation monitors.
• It is forbidden to work on the contactors for the klystron modulators and RF-transmitters.

In some cases the equipment is labelled, or labelled and locked. However, this is not always the case.

Before work involving the equipment listed above is carried out, a radiological work permit (RWP) must be issued by the radiation safety team. The permit has to be signed by both the person carrying out the work as well as a member of the radiation safety team.

10. Additional rules

• Temporarily cordoned-off areas may be employed to protect personnel from exposure to increased radiation levels. If this is the case, the cordoning will be marked with radiation hazard signs and access to the area is prohibited.
• It is forbidden to power the klystron modulators and RF transmitters using alternative cabling.
• It is forbidden to bring, order or buy radioactive material, sources or any equipment that may emit ionizing radiation (e.g. x-ray tubes and UV lamps) to MAX IV without the prior approval of the radiation safety team.
• Pregnant workers have the legal right to be reassigned to work that does not imply exposure to ionizing radiation beyond the publicly allowed level of exposure. Furthermore, MAX IV is by law required to inform workers of the importance of early reporting of pregnancy to the employer. You are welcome to contact the radiation safety team, in confidence, with any questions in the matter.

Temporary cordoned-off area

11. Contact details

If you have questions, want more information or want to bring up anything related to radiation safety at the facility, feel free to contact the radiation safety team.

Email us: radiation@maxiv.lu.se
Radiation safety on-call: +46 (0)703 97 32 96

The training below is required for unaccompanied access to accelerator areas and beamline hutches (controlled areas). It is an extension to the radiation safety training for supervised areas. Note that unaccompanied access to controlled areas is only allowed for workers who are assigned tasks that require access to controlled areas.

1. Access to accelerator areas

Accelerator areas constitute controlled areas where the radiation levels can be dangerously high (potentially lethal), particularly near the insertion devices and front-ends in the 3 GeV ring and near the electron beam in areas with higher electron losses.

There are four main accelerator areas at MAX IV: the linac tunnel, the short pulse facility (SPF), the 1.5 GeV ring tunnel and the 3 GeV ring tunnel. In addition, there are two smaller accelerator areas used for test and development purposes: the gun test room and the cavity test room.

All entry points, including concrete doors, leading to an accelerator area are marked “Kontrollerat område” (controlled area). They are equipped with switches that turn off the source of the ionizing radiation should the door be opened during operation. Doors to accelerator areas are locked and an access card is required to unlock them. This only works if the radiation source is off. The access card will not unlock the corresponding door if the radiation source is on. The radiation hazard status and access status is indicated by lights above both regular and concrete doors.

The door is unlocked by swiping the access card at the tag reader marked “IN”. If several persons enter at the same time, each person must log in separately by swiping their access card. During visits, it is sufficient if the person responsible for the group logs in.

Instructions are posted at the entrances to the accelerator areas describing how to enter and under what conditions entry is allowed. These instructions must be studied before entry.

The picture above shows the entrance at the start of the linac tunnel. Access is only allowed if the green light above the door is lit. The orange light flashes when a search procedure in the area behind the door is in progress and is lit when the search is complete. The red light indicates that a radiation hazard is present in the area behind the door.

In addition, lasers are utilized in some areas, such as the linac tunnel. The blue light above the door is lit when a laser hazard is present in the area behind the door.

The doors are not locked from the inside, so exiting is always possible. In the event of an emergency, it is always possible to open the door from the outside by breaking the plastic cover and using the emergency thumb turn. The accelerators will turn off as soon as the door is opened, as the red switch is connected to the personnel safety system and detects that the door is not closed.

An electronic dosimeter

An electronic dosimeter with alarm function must be worn within accelerator areas. These are available at the entry points. The electronic dosimeters are always on and you should only check that the battery is OK, i.e. that information is shown in the display of the dosimeter.

The electronic dosimeter is required regardless of whether you have been assigned a personal dosimeter or not. If you have been assigned a personal dosimeter, the electronic dosimeter should be worn in controlled areas in addition to the personal dosimeter.

During visits in controlled areas, it is sufficient that two persons in the group wear electronic dosimeters.

Specific training is required for operating the concrete doors, as they constitute a crush hazard. Additional instructions are posted on the concrete doors. The access rules regarding logging in at an entrance and carrying an electronic dosimeter also apply when entering an accelerator area through an open concrete door.

2. Inside accelerator areas

Accelerator areas are normally segmented and passage between two adjacent segments is only allowed through the designated door.

Segmentation of an accelerator area, in this case the linac, with designated door for passage between adjacent segments

In some cases a radiation hazard might be present on one side of a fence while access is allowed on the other side. This is indicated when the red lamp is lit above the then locked door. In the event of an emergency, it is always possible to unlock the door by pressing the black emergency door release button.

Panels are located within the accelerator areas. They contain two sirens and warning lights for laser hazard (blue, not in all areas), radiation hazard (red) and search status (orange). Some panels also have a status overview of all accelerator areas. Buttons related to the search procedure are located at the bottom of the panel, along with an emergency stop. The emergency stop shuts down all radiation and laser sources. The emergency stop also shuts down some of the insertion devices and a small number of the largest magnet power supplies.

A panel containing warning lights, sirens, search button(s) and an emergency stop

One of the sirens is active during the search procedure and has a long alarm period with a varying pitch. The other siren has a short alarm period with a constant pitch and is active for 30 seconds when the radiation or laser sources start.

A radiation hazard (red) and laser hazard (blue) may only be present in an area that has been searched. Thus, no one is expected to see these warning lights lit while inside an accelerator area. You must immediately exit the area and tell others to do the same should you see one of these two lights lit inside the accelerator area where you presently are. Press an emergency stop on your way out and contact radiation safety on-call as soon as you have exited the accelerator area. This also applies should you hear the siren with the short alarm period.

In addition, the following also applies:

• You must immediately exit the area if an electronic dosimeter alarm is triggered and tell others to do the same. Press an emergency stop on your way out and contact radiation safety on-call when you are out of the accelerator area. The alarm is most likely due to induced activity (see section 4).
• To ensure that no one remains inside the area, an accelerator area has to be searched before the accelerators can be started. During the search procedure, the orange light flashes and the siren with the long period is active. If you are inside the area when someone else starts a search you should quickly exit the area. If this is not possible, you should press an emergency stop, which will abort the search procedure. Note that only authorized (separately trained) personnel are allowed to search accelerator areas.

3. Exiting accelerator areas

Everyone has to swipe their access card at the “IN” tag reader before entering an accelerator area and again at the “UT” (out) tag reader upon exit. The personnel safety system keeps track of the number of people remaining in the area and the accelerators cannot be started unless everyone has logged out. This is in addition to the search procedure. It is possible to log out at a different entry point than where you logged in if the accelerator area has several entry points. For the two small accelerator areas (the gun test room and the cavity test room) there is no entry/exit log and log out is not required upon exit.

Remember to return the electronic dosimeter at the exit point when leaving the accelerator area.

4. Induced activity

Components and equipment close to the electron path might be activated. The level of activation depends on factors such as the area the material was located in, the type of material and the distance between the material and the electron path. For the two small accelerator areas (the gun test room and the cavity test room) the electron energy is too low to induce any activation.

Before handling potentially activated material or working in its proximity, hold the electronic dosimeter close to the material to be worked on and measure for approximately one minute. If the dosimeter does not trigger an alarm, the activity is low and the risk of handling the material is low. If an alarm is triggered when doing this you should immediately leave the area and contact radiation safety on-call, but there is no need to press an emergency stop.

Material brought out from the accelerator enclosures must be subject to an activation assessment by the radiation safety team. This applies to material that has been present within an accelerator area while the corresponding part of the accelerator was in operation. Always contact the radiation safety team when such equipment is to be removed from an accelerator area. If not instructed otherwise, deposit the material in one of the containers dedicated to temporary storage of potentially activated material. These are located by the main accelerator area entrances. All items must be marked with the designated labels available on the containers.

Container for deposition of material from accelerator areas

5. Access to beamline hutches

Beamline hutches constitute controlled areas where the radiation levels can be very dangerously high (potentially lethal), particularly in the experimental hutches of the hard x-ray beamlines at the 3 GeV ring.

There are sixteen beamlines at MAX IV: one SPF beamline, five 1.5 GeV ring beamlines and ten 3 GeV ring beamlines. Each beamline has at least one beamline hutch (an optics hutch). The hard x-ray beamlines at the 3 GeV ring tunnel also have experimental hutches. The procedure for access is similar to that for entry to accelerator areas.

All entry points leading into the hutches are labeled “Kontrollerat område” (controlled area) and are equipped with switches that turn off the source of the ionizing radiation and close the beam shutters should the door be opened when radiation hazard may be present in the hutch. Doors to the hutches are locked and an access card is required to unlock them. The unlocking of the doors only works if there is no radiation hazard in the hutch, i.e. if the front-end beam shutters are closed (optics hutch) or the monochromatic beam shutters are closed (experimental hutch). If the beam shutters are open the access card will not unlock the corresponding door. The radiation hazard status and access status is indicated by lights above the doors.

The door is unlocked by swiping the access card at the tag reader. At the beamline hutches at the 1.5 GeV and 3 GeV rings a green and a red light next to the tag reader indicates if the attempt to unlock the door was successful or not.

Instructions are posted at the entrances to the hutches describing how to enter and under what conditions entry is allowed. These instructions must be studied before entry.

The picture above shows the entrance to an experimental hutch. Access is only allowed if the green light above the door is lit. The orange light flashes when a search procedure of the area behind the door is in progress and is lit when the search is complete. The red light indicates that a radiation hazard is present in the area behind the door.

In addition, at some beamlines were lasers are used, e.g. FemtoMAX, an additional blue light above the door is lit when a laser hazard is present in the area behind the door.

The doors at the 3 GeV ring beamline hutches are locked by electromagnetic locks. These doors are locked both from the outside and the inside of the hutch. In the event of an emergency, it is always possible to unlock the door by pressing the black emergency door release button.

The doors at the 1.5 GeV ring and SPF beamline hutches are not locked from the inside, so exiting is always possible. In the event of an emergency, the doors can be opened from the outside by breaking the plastic cover and using the emergency thumb turn.

An electronic dosimeter

An electronic dosimeter with alarm function must be worn within the hutches. These are available at the entry points. The electronic dosimeters are always on and you should only check that the battery is OK, i.e. that information is shown in the display of the dosimeter.

The electronic dosimeter is required regardless of whether you have been assigned a personal dosimeter or not. If you have been assigned a personal dosimeter, the electronic dosimeter should be worn in controlled areas in addition to the personal dosimeter.

During visits in controlled areas, it is sufficient that two persons in the group wear electronic dosimeters.

6. Inside beamline hutches

Panels are located within the hutches. They contain two sirens and warning lights for radiation hazard (red) and search status (orange). At some of the beamlines with lasers, an additional blue light indicates laser hazard.

A panel inside a beamline hutch, containing warning lights and sirens

Inside the hutches, there are also buttons related to the search procedure and emergency stops. The emergency stops shut down all radiation sources. The emergency stops also shut down some of the robots and laser sources.

One of the sirens is active during the search procedure and has a long alarm period with a varying pitch. The other siren has a short alarm period with a constant pitch and is active for 30 seconds when the search has been completed and when the beam shutters are opened.

A radiation hazard (red) may only be present in a hutch that has been searched. Thus, no one is expected to see these warning lights lit while inside the hutch. You must immediately exit the hutch and tell others to do the same should you see the red lights lit. Press an emergency stop on your way out and contact radiation safety on-call after you have exited the hutch. This also applies should you hear the siren with the short alarm period.

In addition, the following also applies:

• You must immediately exit the hutch if an electronic dosimeter alarm is triggered and tell others to do the same. Press an emergency stop and contact radiation safety on-call after exiting the hutch.
• To ensure that no one remains inside the hutch, it has to be searched before radiation can be permitted. The orange light flashes and the siren with the long alarm period is active during the search procedure. If you are inside the hutch when someone else starts a search you should quickly exit the area. If this is not possible, you should press an emergency stop, which will abort the search procedure.
• Even though it is possible for anyone to search a hutch, a specific training must be completed in order to be permitted to carry out a search procedure. For staff, this training is provided by the radiation safety team. For users, this training is provided by trained beamline staff.

7. Exiting beamline hutches

At the 1.5 GeV ring and SPF beamline hutches, the doors are always unlocked from the inside.

At the 3 GeV ring beamline hutches, the doors are locked by electromagnetic locks. To unlock the door from the inside, press the button with the key symbol. In the event of an emergency, it is always possible to unlock the door by pressing the black emergency door release button.

Buttons to unlock the door at a 3 GeV beamline hutch. The black button is to be used only in the event of emergency.

Remember to return the electronic dosimeter after exiting the hutch.

Note that the beamline related information above only applies to beamline hutches that are in operation. Beamline hutches that are not yet in operation are designated as supervised areas, which is highlighted by separate signs at the respective entrances.

Basic Chemical Safety

This part is for all personnel that require access to the A-D buildings.

The objective of the basic chemical safety training is to give enough information on how to identify chemical hazards in the facility. Personnel that will bring chemicals to the facility or engage in hazardous chemical work also need to complete the extended chemical safety training.

1. Responsibilities

The director has the main responsibility that the facility complies with all laws and that regulations are followed. Work is current underway to clarify delegations from the director to other parts of the organization. When this work is complete the SAM -responsible for each work area will be responsible to ensure that the required documentation is established and maintained regarding chemical hazards (e.g. risk assessments and work instructions).

The role of the CS team is to support the organization in this work to comply with all chemical regulations.

2.1 MAX IV Staff

All MAX IV employees have a personal responsibility to follow rules, guidelines and work instructions of MAX IV. To gain access to the A-D building personnel need to know within which areas at the facility permanent hazards exist, basic rules and how to act in the case of an emergency.

All personnel working with chemicals have to take the extended chemical safety training and they have the responsibility to inform themselves of the documented working rules located in respective areas and the conditions that apply for working with hazardous chemicals.

2.2 External Users

External users must declare in DUO all chemicals they intend to bring to the facility during the proposal submission phase. For accepted proposals, last minute changes (2 weeks before) are only possible if the experiment is within the same hazard classification (e.g. changing inert gas to a flammable or toxic gas would change the hazard classification of the experiment). The local contact or beamline manager shall involve the CS team early on if changes like this are under consideration. If the user have brought chemicals or samples that have not been declared upon arrival, the local contact must contact the CS team for approval.

2.3 External Contractors

The person at MAX IV who is responsible for hiring external contractors is called the local contact and this person is responsible for the external contractors during their stay at MAX IV. The local contact must register the external contractor here.  If the contractor plans to use chemicals during work on MAX IV, the permit for temporary chemical work must be obtained from the KS group. The local contact at MAX IV is responsible for ensuring that the contractor has a valid work permit before work on MAX IV can begin. Contractors are not allowed to start any hazardous chemical work at MAX IV before the permit is approved by the CS team. The approved permit will be sent to the contractor and the local contact at MAX IV who checks what actions must be taken by MAX IV to prevent any hazards for staff.

2.4 Study Visits and Guests

Study visit groups and guests must be informed by the guide of local rules where appropriate. The guide is responsible for acquiring information on specific day-to-day hazards at the facility and plan any tour accordingly.

3. Chemical Hazards

The term “chemical hazard” includes both hazardous chemical substances and mixtures when they occur as a chemical product or in other ways. Other sources may be as exhaust fumes or other air pollutant, or in or on a material, plant or technical device.

Please observe that substances which are not classified as hazardous according to CLP, and thus do not require hazard pictograms (part 3.1.1), may still become dangerous under certain conditions. This means that a hazard may be generated when an otherwise “non-dangerous” substance is used e.g. an acid spill on aluminium foil generates hydrogen gas which is a fire and explosive hazard.

3.1 Chemical Hazard Labelling

Since 1 June 2015 all newly produced chemicals on the European market are classified and labelled according to CLP.  A complete overview of the classification and labelling can be found here. Below is an example of a GHS label usually found on chemical products.

3.1.1 Pictograms

The GHS hazard pictograms consist of 9 pictograms and are shown below. Substances marked with any of these pictograms are classified as dangerous substances.

3.1.2 Signal Words

Signal words are a new implementation of GHS and indicate the level of severity. The signal words Danger and Warning are assigned to a specific hazard category where Danger is indicating a more severe hazard category. Some of the lower hazard categories may not be assigned a signal word. Signal words are directly written on the label for chemical products.

3.1.3 Hazard Statements (H and EUH)

A hazard statement (H) is assigned to each hazard class and category. The GHS consists of three hazard groups: physical, health and environmental. Each group has multiple hazard classes, further containing categories and sub categories. EU have added a few extra hazard statements labelled as EUH. You can find all H statements here.

3.1.4 Precautionary Statements (P)

Precautionary statements (P) are replacing the old S-phrases and they function as a set of standardized precautionary phrases giving advice about the correct handling of hazardous chemicals. You can find all P statements here.

3.1.4 Safety Data Sheets (SDS)

Safety data sheets are available for all substances on the market as regulated by CLP. These are available from the supplier upon request or usually easy accessible through their webpage. The SDS is needed to make a proper risk assessment. Examples of SDS are shown below (click to enlarge).

3.2 Areas at the Facility with Permanent Hazards

The areas listed below are larger areas where dangerous substances will be present at all times and extra caution is advised. Signs with pictograms shall be present if any chemical hazards are present.

Open areas in A-, B-, C. and D-buildings

1. Gas bottles.
Gas bottles may be present at all areas in the building and shall be marked by a tag from the CS team. The tag implies that the bottle has been acquired from the gas depot correctly and the work area is known. Gas bottles not in use shall be stored outside in the gas depot or inside the designated 90 min fireproof gas cabinets where approved by the CS team. It is not allowed to pick-up gas bottles from the central storage and move them around without approval from CS team. Routines on how gas bottles will be handled are currently being written.

2. Truck charging stations.
Charging stations for trucks are spread out around the A- and D-buildings. They must be clearly marked and the necessary protective equipment must be present at those areas.

3. Spray cans and ethanol/acetone in 0.5 L bottles.
These chemical products are extremely flammable solvents or gas under pressure. All solvents in 0.5 L squeeze bottles must bear a tag from the CS team due to the required tracking of flammables in each fire cell. Please observe any EX-classed area (marked with a yellow/black EX sign)

Chemical laboratories (A- and D-buildings)

There are in total four chemical laboratories that will be available for staff and users. Access to the chemical labs requires the extended chemical safety and a Lab-Access training (currently under construction). Contact the CS team for more information.

The chemical safety laboratory located between the A- and the D-building will serve as the main contact point for staff and users with the CS team. Staff chemicals will be stored in this laboratory along with consumables, ethanol, acetone and mini-gas bottles.

Beamlines/STM lab (A-, C- and D-buildings)

During commissioning and operation every beamline possesses different chemical hazards. Note that the chemical hazards at a beamline can change several times a week. Please observe the safety information that should be located outside the control room and posted by the beamline manager. Never enter a preparation lab or experiment area before contacting a beamline staff member.

Workshop area/vacuum laboratory (D-building)

The machines inside the workshop use different oils and cutting fluids. Ethanol, detergents, gas bottles, spray cans are other chemical hazards in this area. A temporary storage room for dangerous substances exists in the workshop. Always contact a workshop staff member before entering the workshop area.

Storage area (outside D-building)

The main gas depot is placed here and all dangerous waste will be stored here until it is collected. Staff will have limited access to this area.

4. Miscellaneous Information

4.1 Food and Beverages

Consumption of any food and beverages is strictly forbidden in areas where chemical hazards are present.

4.2 Pregnant and Nursing Women

If you are pregnant or nursing, contact your line manager who is responsible to perform a risk assessment. If you are in the early pregnancy phase and afraid of being exposed to dangerous substances, you can contact the CS team in confidence for any questions.

5 Summary

To summarize, the most important hazard points are listed below when moving around in buildings A-D:

• Be aware of hazard signs and pictograms.
• Do not enter a hazard area if you do not understand the risks.
• Working with chemicals requires extended chemical training.
• Access to the chemical laboratories requires Lab-Acess training.
• Accessing and tagging of gas bottles is done by specially trained staff.
• Be aware of gas bottles, spray cans and small containers of ethanol/acetone.
• Inform the CS team if any improper handling is observed.
• Report all chemical hazard related incidents to the CS team.
• Encourage others to follow rules, routines and the use of personal protection equipment. Together we work to improve the work environment and strengthen the safety culture!

6. Contact Details

To solve acute problems during daytime please contact the CS team directly on phone: +46(0)705-25 92 34, where you will get hold of one of us. Otherwise email us with any questions, concerns or other issues you might have.

Direct contact details:

Katarina Liljenberg       +46 (0)703 – 452 698          Chemical Safety Officer
Susanna Johnmark       +46 (0)730 – 728 769          Environmental Safety Coordinator

Extended Chemical Safety

This extended part of the safety regulations applies to the handling of dangerous substances at the MAX IV facility. It is required for personnel that will engage in hazardous work or bring hazards to the facility.  The objective is to protect people and the environment from potential hazards associated with the use, storage and transport of dangerous substances within the facility.

1 Applicable Regulations

CLP (European regulation nr 1272/2008) (link to a guide, not the law)

AFS 2014:43 – Chemical hazards in the working environment

AFS 2009:2 – Workplace design

AFS 2015:7 – Occupational exposure limit values (only in Swedish)

AFS 1999:7 – First aid and crisis support

AFS 2019:3 – Medicinal control

AFS 2007:5 – Pregnant and nursing employees (only in Swedish)

AFS 2008:13 – Signals and signs (only in Swedish)

AFS 1997:7 – Gases (only in Swedish)

AFS 2001:4 – Gas bottles (only in Swedish)

FoHMFS 2014:4 – Folkhälsomyndighetens föreskrifter om teknisk sprit (only in Swedish)

SÄIFS 2000:2 – Sprängämnesinspektionens föreskrifter om hantering av brandfarliga vätskor (only in Swedish)

SÄIFS 1998:7 – Sprängämnesinspektionens föreskrifter om brandfarlig gas i lös behållare (only in Swedish)

2 Purchasing of Substances

Until further notice, contact the Chemical Safety team (CS team below) before buying any substance that is hazardous (see the SDS). The first time you order any chemical substance, a risk assessment of that substance must be performed (see Section 4) and after approval you will be allowed to order it. Make sure that the package reference is marked with Chemical Safety team. Upon arrival at the goods entrance the parcels will be given to the CS team laboratory between A and D building as soon as possible. The CS team will register the substances into KLARA (chemical database) and assign a designated storage area before notifying the purchasers of its arrival.

3 Storage of Dangerous Substances

As the location of all dangerous substances at the facility must be known, they must be stored in their designated cabinets in the chemical laboratories or other areas approved by the CS team when not in use. The long term storage of staff chemicals will be in the CS team laboratory between building A and D. Dangerous substances shall not be moved to a different storage cabinet without clearance from the CS team.

3.1 Storage Containers and Labelling

Containers, bottles and other receptacles which may be confused with food, beverage or tobacco containers may never be used for holding dangerous substances. The substance shall be stored in the original container wherever possible. For other containers, you have to ensure that the container is suitable and resistant against the substance stored. Please contact the CS team for help in the selection of suitable storage containers.

Clear labelling is the best way to avoid dangerous mix-ups. All containers with chemicals must be clearly and permanently labelled. The original container is the most suitable as the manufacturer follows the CLP regulation. If you change or transfer substances to a new container it must be labelled with the following information:

• The substance name as stated on the original container.
• Your contact details, date and assigned experiment number (if applicable).
• Hazard pictogram as stated on the original container according to CLP. Consult the SDS. GHS pictograms are available in the chemical laboratories and the CS team laboratory.
• The KLARA chemical database must be updated if this is a permanent new container. Contact the CS team. If this is a temporary container that will be used during a few days of experiment and then disposed, the KLARA update can be omitted.

Information on how to dispose of empty storage containers is found in Section 5.

Regular inspections will be performed by the CS team to maintain the storage and labelling regulations of dangerous substances.

4. Working with Dangerous Substances

4.1 Risk Identification and Information

Before any new chemical hazard is introduced to a working area, a risk assessment must be performed as regulated by the Swedish work environment authority. Depending on the chemical hazard, different type of risk assessment shall be carried out as stated below.

1. Introducing a permanent hazard (e.g. 1 L ethanol/day will be in a specific location for regular cleaning purposes).

2. Introducing a temporary hazard. (e.g. 1 L ethanol/day will be used at a specific location (inside the 3GeV ring) over 1-7 days.) Typical contractor/maintenance work.

3. Performing an experiment in the chemical laboratory or at a beamline (e.g. working on a new reaction setup involving dangerous substances at a beamline).

In each area where permanent hazards exists, the SAM (systematic work environment)-responsible person must have, at least, an annual review of the risk assessment previously performed to make sure all required information is up to date.

4.1.1 Introducing a Permanent Hazard

If a new chemical hazard is introduced to a working area that will become a permanent hazard, the existing risk assessment must be updated. If no prior risk assessment exists, a new one must be done. Contact the SAM-responsible person for that area to make sure that all required documentation is produced. The CS team can support the SAM-responsible to evaluate the risk assessment before the chemical hazard is allowed to be used in a specific area. Chemical classed as CMR (carcinogenic,mutagenic and reprotoxic)  compounds require a separate risk assessment and a substitution check.

4.1.2 Introducing a Temporary Hazard

A local work permit will be issued by the CS team or delegated named persons.

4.1.3 Performing an Experiment at a Beamline/Chemical lab or other Equivalent Area

All experiments planned in these areas must be declared via the DUO system. The experiment will be classified and either approved or rejected. If approved, the experiment will be classified as Green, Yellow or Red experiment. Different safety mitigation will be enforced on each level of colour classification. The necessary documentation will be prepared for the experiment by the CS team and posted where required by SAM (systematic work environment)-responsible persons or other delegated persons.

4.2 Ethanol and Acetone

Ethanol and Acetone for cleaning purposes can be found in the chemical laboratories. If you lack access to the chemical laboratories your main distribution point is the CS team laboratory between building A and D.

4.3 Radioactive and/or Activated Substances

Contact the Radiation Safety team if you have any plans to use these substances.

4.4 Lead

The lead at the facility is mainly used for radiation shielding. A radiological work permit (RWP) is needed to modify any lead structures or shielding. Contact the Radiation Safety team for more information.

4.5 Beryllium and Beryllium Windows

Beryllium is an extremely toxic metal and any work involving Beryllium requires a special approval from the CS team. Beryllium in equipment or installations are permanent hazards. Installing or modifying a Beryllium window requires a work permit from the CS team before any work is performed.

4.6 Adhesives

Any work with adhesives that contain isocyanates, epoxy, formaldehyde resins, organic acid anhydrides or methyl-2-cyanoacrylate or ethyl-2-cyanoacrylate are under strict regulations and medicinal control. Special training is also required. No work with any of these adhesives is allowed before a risk assessment has been done by the user and cleared by the CS team.

5 Dangerous Waste Handling

Contact the CS team for all type of dangerous waste collection. Guidelines can be found in Lund University waste guide (only in Swedish).

6 Contact Details

To solve acute problems during daytime please contact the CS team directly on phone: +46(0)705-25 92 34, where you will get hold of one of us. Otherwise email us with any questions, concerns or other issues you might have.

Direct contact details:

Katarina Liljenberg       +46 (0)703 – 452 698          Chemical Safety Officer
Susanna Johnmark       +46 (0)730 – 728 769          Environmental Safety Coordinator

This part is for personnel that will bring biological samples to the facility and/or preparing biological samples in the Biolab and preparation labs.

Biological agents may be used in certain experiments at MAX IV. There is a potential hazard to work with biological agents and safety regulations concerning biological hazards must be followed at all times.

NOTE: This page is still under construction and more regulatory information will be added in the near future. You are obliged to check back regularly for updates.

1. Applicable Regulations and Abbreviations

The regulations below are in Swedish and are listed for reference.

• AFS 2018:4 — Smittrisker
• AFS 2005:6 — Medicinska kontroller i arbetslivet
• AFS 2007:5 — Gravida och ammande arbetstagare
• BSL — Biosafety Level
• Biological support lab — Biolab

2. Hazards

2.1 Biosafety levels

BSL-4 is the highest level of biosafety precautions;

BSL-3 is appropriate for work involving microbes which can cause serious and potentially lethal disease via inhalation route;

BSL-2 is suitable for work involving agents of moderate potential hazard to personnel and the environment;

BSL-1 is suitable for work with well-characterized agents which do not cause disease in healthy humans. These agents should pose minimal potential hazard to laboratory personnel and the environment.

MAX IV has the capacity for work with biological agents that fulfill the criteria for BSL-1. It is allowed to handle biological agents at the beamline -attached preparation laboratories but major manipulation of biological samples must be done in the Biolab. Request in access to the Biolab can be made via the Biolab Manager. A separate training on site and an approved experimental risk assessment are needed for the access.

If an experiment requires the use of chemicals and/or gases, please refer to the Chemical Safety information.

2.2 Work in the laboratory

• A risk assessments must be performed by the user and approved by MAX IV safety group before starting any experiments.
• Any incidents or accidents must be reported immediately to the MAX IV Safety group.
• If any spills containing hazardous material gets into the environment (e.g. in the sink, floor drain etc) the MAX IV Safety group must immediately be contacted.
• Hazardous work may not be undertaken alone.
• Personal protective equipment must be used as appropriate. Always protect your own clothes with a lab coat. Safety glasses or a mask should be used at risk of splashing from your work or from someone else nearby. Disposable gloves must be worn when handling hazardous agents.
• Gloves should be discarded in hazardous waste containers.
• Hands have to be disinfected and cleaned when leaving the lab or in case of a contamination.
• Pipetting aids must always be used; it is prohibited to use mouth pipetting.
• Special care must be taken when using sharps. Dispose of needles and other sharps in sharp waste boxes.
• Keep the laboratory and your workplace tidy.
• It is prohibited to drink, eat and smoke in the laboratory.

2.3 Handling biological agents at MAX IV

• All biological samples must be risk assessed and approved by the safety team in DUO before being brought and handled at MAX IV.
• All samples have to be properly labeled and stored in closed containers.
• Only qualified and trained personal are allowed to work with biological agents.
• If necessary, waste must be decontaminated.
• Transportation of biological agents is only allowed within closed containers that are labeled as Biohazard when assessed so.
• The users are required to provide ethical authorization of the research if human and animal samples are to be studied in a proposal.

3. Purchasing of Substances

The first time a biological agent is to be procured, a risk analysis must be performed and accepted by the MAX IV safety group.

Risk assessments must be performed and approved by MAX IV safety group before starting any experiments. If chemicals and gases are to be used, please read the separate instructions. Store biological agents in closed and marked containers, describing who owns the sample and what it contains. Original containers are the preferred storage of choice.

4. Environmental issues

MAX IV has a high profile in environmental issues, especially concerning energy conservation. In order to keep the environmental impact of a lab at MAX IV scale as low as possible it is important that all staff and users help in maintaining a high environmental standard. Environmental issues range from energy conservation, which is built into the building, to choices made by all employees and users such as transportations to work related sites and waste handling. The procuring, use and removal of chemicals is also an important environmental concern.

Rules

• Handling of hazardous waste must follow Lund University Waste handling plan
• For recycling, please refer to the Environmental Safety information.
• Do not transport chemicals or bio organisms on the public transports.
• Always employ REACH demands when choosing chemicals for your experiments. Replace with less hazardous chemicals when possible
• Spills must immediately be taken care of and not be allowed to reach the environment through floor drains, sinks or other means.

5. Contact information

If you have questions or need more information regarding biosafety and the use of Biolab, please contact the biosafety responsible:

Yang Chen     +46 (0) 722-356 446         Biolab Manager

MAX IV was the first building in Sweden to receive the BREEAM-SE Outstanding certificate and strives to have a low environmental impact. Through technical solutions to lessen energy consumption and the reuse of process heat to warm nearby houses and green roofs, MAX IV has lowered its environmental impact compared to other synchrotron light facilities.

But a facility is only as sustainable as the people who work there make it. MAX IV strive to make it easy for employees and users to help us keep a low environmental impact by a number of provided solutions. We ask that you help us make MAX IV as sustainable as possible.

Recycling and Waste handling

Recycling in the E building

Recycling of paper, plastic, metal, cardboard, glass, food waste and return bottles/cans is possible in the food court area of the E building. You may also get rid of combustible waste here.

These symbols helps you recycle correctly.

Recycling in the A, B, C and D buildings

MAX IV provides small recycling bins for those Beamlines/Labs/Other areas that have need of such, according to the needs of the specific area. The fractions provided are Paper, Plastic, Metal (it is possible to separate Aluminum and Copper if requested) and cardboard. If your area has need of specific recycling fraction bins, please contact chemsafety@maxiv.lu.se

Due to a shortage of staff, these bins must be emptied by personnel working at the areas. They need to be rolled (the bins have wheels) to the intermediate station in experimental hall D and emptied in the containers there. Do not let waste pile up in the bins and create a fire hazard.

There are larger containers for Combustibles and Corrugated paper in the experimental halls. Use these if you have bulky waste you need to get rid of. These containers will be emptied regularly by MAX IV staff. It is not allowed to mix Combustibles and Corrugated paper in the same container. The stickers on the containers show you where to throw Combustibles and where to throw Corrugated paper.

The waste paper baskets will be emptied by service personnel. Do not throw anything in the waste paper baskets that might harm the service personnel.

Do not throw metal containers/glass containers/paper containers/plastic containers still containing compounds in the recycling bins. These needs to be treated as Hazardous Waste.

Hazardous Waste

There are recycling bins for batteries, aerosol cans and fluorescent lamps at the D hall intermediate station.

Separate lithium batteries and normal batteries to avoid fire hazard.

For all other hazardous wastes, read Routines for Hazardous Waste and/ or contact chemsafety@maxiv.lu.se

Transportation

Buss No. 20 stops right outside MAX IV, both for arrival and departure. The bus goes close by several departments such as Kemicentrum and NanoLund before having its end station by the train station. Lund is also a city excellent for bicycling.

Do not carry hazardous samples or hazardous chemicals/bio-agents on public transportation.

If you are pregnant or breastfeeding your employer must conduct a risk assessment. Potential risks to be aware of can be identified by asking yourself if the work contains any of the following:

• Exposure to noise
• Exposure to electromagnetic fields, e.g. from ultra-violet light sources or lasers
• Exposure to ionizing radiation
• Unpleasantly low or high temperatures
• Heavy lifting, shocks, vibrations or major physical strain of any other kind
• Long periods of walking or standing
• Uncomfortable working positions (twisting/stretching/bending)
• Insufficient opportunity for breaks and rest
• A risk of contagion from rubella or toxoplasmosis
• Exposure to CMR (Carcinogenic, Mutagenic or toxic to Reproduction) classified chemicals, e.g. lead, carbon monoxide or mercury compounds
• Exposure to mercury compounds
• Exposure to allergens or substances that are toxic when absorbed by the skin, e.g. some organic substances
• Risk of strong anxiety or exhaustion
• High level of stress
• Solitary work
• Risk of threats, violence or victimisation
• Night work
• Irregular working hours

Pregnant or nursing women are advised not to

• Handle radioactive substances without consulting radiation safety.
• Carry out activities involving the following hazardous substances properties: toxic, harmful, carcinogenic, mutagenic, teratogenic, toxic to reproduction (or in any other way chronically harmful to humans)

A risk assessment template is available on Lund University´s HR web

Förberedelser

Det är viktigt att förbereda sig för nödsituationer innan de uppstår. Du skall känna till den del av byggnaden du befinner dig i och kunna lokalisera:

• Utrymningsvägarna
• Återsamlingsplatsen efter utrymning (längs A-byggnadens vägg nära entrén till D-byggnaden)
• Första hjälpenstationer, hjärtstartare, ögonduschar och nödduschar
• Närmaste brandlarmsknapp och brandsläckare
• Ventilationsbortfallslarm där sådana finns
• Gaslarm där sådana finns
• Skyddade och kontrollerade områden (strålsäkerhet)

Det är ytterst viktigt för allas säkerhet att utrymningsvägarna hålls fria och att säkerhetsutrustning inte blockeras.

Nödläge

Anläggningen är utrustad med branddetektorer. När en brand detekteras startar utrymningslarmet i den del av anläggningen varifrån larmet utlösts. Larmet skickas vidare till SOS Alarm.

Utrymning

Utrym byggnaden då utrymningslarmet (larmklockor) ljuder eller utrymning annonseras i högtalare (E-byggnaden). Detta gäller även om du själv inte noterat någon fara. Lämna byggnaden via någon av utrymningsvägarna och gå till återsamlingsplatsen. På vägen ut, varna personer i din närhet och uppmana dem att utrymma. Använd inte hiss.

Om du uppmärksammar en brand eller något annat allvarligt hot

Du måste alltid sätta din egen säkerhet främst. Att det blir ytterligare olycksfall är aldrig rätt. Om det går att göra på ett säkert sätt: Rädda dem som är i fara och varna dem som är hotade av faran. Tryck på en brandlarmsknapp för att starta utrymningslarmet (larmet skickas också till SOS Alarm) och utrym byggnaden. Ring 112 till SOS Alarm så snart som möjligt för att ge ytterligare information till räddningstjänsten. Möt alltid räddningstjänsten när den anländer och visa den till olycksplatsen.

Vid en liten brand

Du skall aldrig gå in i ett rökfyllt område men försök om det är möjligt att släcka branden med brandfilt eller brandsläckare. Om du inte kan släcka branden, begränsa brandspridningen genom att t.ex. stänga dörrar under utrymningen.

Ventilationsbortfallslarm

Kemilaboratorierna, vissa strålrör och en del andra områden har ventilationsbortfallslarm. När dessa utlöses är det i regel tillräckligt att utrymma området i fråga. Om du känner till att den pågående verksamheten i området skulle kunna orsaka fara utanför området, t.ex. om akutgiftiga substanser skulle kunna frigöras, tryck in en brandlarmsknapp för att genomföra en utrymning av den berörda delen av anläggningen. Ytterligare information om hantering av giftiga ämnen finns under kemi- och gassäkerhet.

Personsäkerhet

Ge första hjälpen, vid hjärtstillestånd med hjälp av närmaste hjärtstartare. Om möjligt, stanna kvar hos den skadade. Ropa på hjälp och, om nödvändigt, be någon ringa 112 till SOS Alarm för en ambulans. Se till att någon möter ambulansen och visar vägen till den skadade.

Rapportering av tillbud och arbetsskador

Tillbud

Tillbud är situationer eller händelser som kunde ha lett till en olycka eller hälsoproblem. Alla tillbud skall rapporteras till linjchef och HSE manager. Det är också möjligt att rapportera tillbudet anomymt.

Arbetsskador och allvarliga olyckor

Om du råkat ut för en olycka eller allvarligt tillbud som kunnat vara ett hot mot liv och hälsa skall du genast informera din linjechef och HSE manager.Detta gäller också olyckor som inträffat på väg till eller från arbetet. Alla olyckor och allvarliga tillbud skall också rapporteras till Arbetsmiljöverket genom linjechefens försorg.

On du inte är anställd vid MAX IV skall du kontakta din lokala kontaktperson.

Allmänna regler

Några allmänna regler som gäller hela anläggningen finns listade nedan. Regler för speciella områden eller arbetsmoment finns på annan plats.

Tillträdesregler

För att ges tillträde till MAX IV-laboratoriet på egen hand och för att få ett MAX ID kort måste du vara minst 18 år gammal, gått igenom säkerhetutbildningen samt klarat säkerhetsprovet. Du får inte ge eller låna ut ditt MAX ID kort till någon annan, eller släppa in någon som inte har ett eget MAX ID kort.

Vissa områden och arbetsmoment har särskilda säkerhetskrav och säkerhetsregler som kan ändras – följ skyltning och aktuella regler.

Områden där byggarbete pågår är avgränsade och tillträdesregler finns uppsatta lokalt. Dessa regler omfattar i regel krav på hjälm, varselväst och skyddsskor.

Du kan ta med besökare till anläggningen för arbetsrelaterade besök. Besökarna skall registreras i receptionen och åtföljas av dig under besöket. Du har ansvaret för att säkerhetsreglerna följs. Ta bara med besökare till områden där du är bekant med riskerna. Besökare yngre än 15 år får endast lov att besöka kontorsbyggnaderna och besökare yngre än 18 år får inte beträda kontrollerat område.

Brandsäkerhetsregler

• Brandfarliga gaser och vätskor skall förvaras i avsedda ventilerade skåp då de inte används. Undantag: Lösningsmedel avsedda för rengöring får förvaras i små flaskor vid arbetsplatsen. Mängden skall minimeras och får aldrig överstiga den mängd som är angiven i områdets ATEX-dokumentation
• Omtappning av brandfarlig vätska till mindre behållare skall ske i dragskåp eller utomhus
• Minimera mängden brandfarligt material vid arbetsplatsen och gör dig av med förpackningar och andra lättantändliga varor så snart som möjligt, senast vid arbetsdagens slut
• Blockera inte utrymningsvägar och säkerhetsutrustning
• Heta arbeten får endast utföras av dem som har erforderlig utbildning och giltigt tillstånd.

Truckar, traverser, liftar, betongdörrar och kranar

Truckar, traverser, liftar, betongdörrar och kranar får bara användas av dem som har erforderlig utbildning. Relevant skyddsutrustning skall användas.

Elsäkerhet

Kontakta el- och power supply-teamet om du behöver hjälp med installationer eller andra elarbeten. Endast personer inskrivna i vårt egenkontrollprogram får utföra dessa.

OBS! Detta gäller även arbeten du enligt svenska regler får lov att utföra i ditt privata hem. Fråga om du är osäker!
Utrustning som inte är CE-märkt (hemmabyggd eller modifierad) måste godkännas av el- och power supply-teamet innan inkoppling kan ske.

Magnetiska fält

Magnetiska fält från några av labotatoriets installationer kan störa medicinska implantat som t.ex. pacemakers. Om du har ett sådant implantat, kontakta närmaste chef/lokal kontaktperson.

Ensamarbete

Ensamarbete innebär arbete som utförs i fysisk eller social isolering från andra människor och skall så långt möjligt undvikas. Riskfyllda arbetsuppgifter får inte utföras som ensamarbete.

När det gäller att avgöra om ett arbetsmoment får genomföras eller inte är det viktigt att ta hänsyn till om det finns möjlighet att snabbt få hjälp om något oförutsett inträffar. Detta kan, beroende på arbetsmoment, ofta lösas genom t.ex. mobiltelefonkontakt, att någon med lämpliga intervaller kontrollerar att allt är väl eller att man tar hjälp av någon annan person i närheten.

Särskilda risker för gravida och ammande kvinnor

Om du är gravid eller ammande ska din närmaste chef genomföra en risk- och konsekvensanalys samt vidta de åtgärder nödvändiga för att säkerställa en trygg arbetsmiljö. I det fall en identifierad risk inte kan elimineras måste arbetsgivaren åtgärda risken så långt som möjligt och, om det behövs, ge kvinnan andra arbetsuppgifter.

Du får inte arbeta så länge risken kvarstår. Gravida kvinnor förses med EPDs om de själva önskar det eller vid rekommendation från strålskyddsgruppen.

Om du inte är anställd på MAX IV, ska din egen arbetsgivare göra riskbedömningen för ditt arbete. Vänligen visa riskbedömningen för din kontaktperson på MAX IV före eller vid ankomst. Det kan finnas fler risker att ta i beaktande på anläggningen.

Mer information hittar du via länken i högerkolumnen.

Rapportering av händelser, förhållanden och avvikelser gällande säkerhet

Anställda och entreprenörer uppmanas att rapportera händelser, förhållanden och avvikelser som har eller skulle kunna ha betydelse för säkerheten. Gäller det strålsäkerhet, skall strålsäkerhetsjouren kontaktas så snart som möjligt. Vi vill poängtera vikten av att också rapportera skador på utrustning som du själv råkar orsaka. MAX IV försäkrar att detta kan göras utan risk för negativa påföljder.

Skalskydd

Samtliga ytterdörrar är kopplade till anläggningens inbrottslarm. Ingångsdörrar, d.v.s. dörrar med kortläsare, ger larm om dörren hålls öppen mer än 60 sekunder (en summerton hörs under 30 sekunder innan detta inträffar). Andra ytterdörrar larmar omedelbart då de öppnas.

Kontaktinformation

Rema Malar +46-(0)730-57 25 79 rema.malar@maxiv.lu.se HSE manager

Stefan Wiklund +46-(0)709-32 33 43 stefan.wiklund@maxiv.lu.se Bevakning, Brandskydd

Björn Nilsson +46-(0)730-38 29 42 bjorn_k.nilsson@maxiv.lu.se  Brandskydd

1. Författningskrav

De lagar, förordningar och föreskrifter som är av huvudsaklig relevans för MAX IV med avseende på joniserande strålning listas nedan för kännedom.

Strålskyddslag (SFS 2018:396)

Strålskyddsförordning (SFS 2018:506)

Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrifter om grundläggande bestämmelser för tillståndspliktig verksamhet med joniserande strålning (SSMFS 2018:1)

Det finns även ett tillstånd, utfärdat av Strålsäkerhetsmyndigheten (SSM) specifikt för MAX IV, som reglerar driften på anläggningen.

Fyra av strålsäkerhetsteamets medlemmar utgör den Strålskyddsexpertfunktion som krävs och har godkänts av Strålsäkerhetsmyndigheten.

Strålsäkerhetsrelaterade rutiner, planer, instruktioner etc. ingår i MAX IV:s ledningssystem.

2. Risker förenade med arbete i strålningsmiljö

Doser från joniserande strålning mäts i sievert (Sv). En sievert är en mycket stor stråldos. Ofta används därför enheten millisievert (mSv) eller mikrosievert (µSv).

Den genomsnittliga stråldosen i Sverige är omkring 4 mSv per år. Nästan hälften, ca 2 mSv per år orsakas av radon i inomhusluft. Kosmisk strålning, naturligt förekommande radionuklider i mat, vatten, mark och byggnadsmaterial, kalium-40 i kroppen samt medicinska undersökningar bidrar till resten av totaldosen. Anställda på MAX IV erhåller i genomsnitt ca 0,3 mSv per år utöver ovannämnda dosbidrag. De individuella stråldoserna mäts med persondosimetrar, som bärs under tiden personalen befinner sig på MAX IV, normalt ca 2000 timmar per år.

De biologiska effekterna av joniserande strålning kan klassificeras antingen som akuta eller sena strålskador. Akuta skador uppstår vid höga stråldoser (över 1000 mSv) under en kort exponeringstid (veckor) vilket resulterar i cellskada eller celldöd. Detta kan leda till att ett organs funktion försämras eller upphör. Dessa skador uppstår alltid över en viss tröskeldos, vilken varierar beroende på organ- och vävnadstyp. Över denna tröskeldos kommer skadans svårighetsgrad att öka med ökad stråldos. Akuta strålskador drabbar främst benmärg, mag- och tarmsystem och centrala nervsystemet och symptomen kan vara illamående, kräkningar, diarré, hudrodnader, nedsatt immunförsvar, linsgrumling och sterilitet. I värsta fall kan akuta strålskador leda till livshotande tillstånd.

Sannolikheten för sena skador, dvs. cancer eller ärftliga effekter, ökar med stråldosen och sannolikheten att avlida p.g.a. strålningsinducerad cancer är 5% per 1000 mSv. Detta innebär att varje tillskott av strålning medför en ökad cancerrisk. Åldern har betydelse för den individuella risken där foster och småbarn är känsligare än vuxna. Djurstudier pekar på att ärftliga förändringar kan förekomma men det finns inte några statistiska belägg för att det även förekommer hos människor.

3. Strålkällor vid MAX IV

Linjäracceleratorn (linac) vid MAX IV kan accelerera elektroner till höga energier (3 GeV). Elektronerna avleds till någon av de två lagringsringarna (1.5 GeV-ringen och 3 GeV-ringen) eller till kortpulsanläggningen (SPF). Det finns huvudsakligen fyra källor till joniserande strålning vid MAX IV:

• Elektroner med hög energi som förloras från acceleratorerna ger upphov till i huvudsak foton- och neutronstrålning.
• Den ovan beskrivna strålningen kan i sin tur inducera aktivitet i acceleratorkomponenterna och närliggande material, en process benämnd (radio-)aktivering. Denna strålning finns kvar även efter att acceleratorerna stoppats och klingar av med tidskonstanter specifika för de inducerade radionukliderna.
• Insättningselementen i ringarna och SPF producerar synkrotronljus som används för forskningen vid strålrören.
• Linacstrukturer och RF-kaviteter inne i acceleratorområdena samt klystroner utanför dessa områden avger strålning under drift.

4. Områdesindelning

När acceleratorn vid MAX IV är i drift produceras joniserande strålning. Strålningsnivåerna skiljer sig åt mellan olika områden. MAX IV är indelat i tre olika typer av områden:

• Kontrollerat område (område med hög strålningsnivå)
• Skyddat område (förhöjd strålningsnivå kan förekomma)
• Ej indelat område

Figuren visar de kontrollerade områdena (röda) i källarplanet (plan 8), vilka utgörs av kanontestrummet, linactunnel, SPF och SPF-strålrörshytten. Resterande områden i källarplanet är skyddade (gula).

Figuren visar de kontrollerade områdena (röda) på markplan (plan 10), vilka utgörs av 1,5 GeV- och 3 GeV-ringtunnlarna, strålrörshytterna, de två ingångarna till linactunneln samt kavitetstestrummet. Resterande områden är skyddade (gula) förutom kontorsbyggnaden som utgör ej indelat område (grönt).

Alla ingångar till skyddat och kontrollerat område är märkta enligt nedan.

5. Tillträde till skyddat område

Tillträde till skyddat område medges endast till den som tagit del av den relevanta säkerhetsinformationen och kvitterat ut ett personligt passerkort. Ytterligare krav gäller för tillträde till kontrollerat område, se stycke 7 nedan. Dörrar som leder till skyddat eller kontrollerat område är låsta och passerkortet krävs för att öppna dem.

6. Persondosimetri i skyddade och kontrollerade områden

Om du har tilldelats en personlig TL-dosimeter (TLD), skall denna bäras på skyddat och kontrollerat område. Detta gäller hela anläggningen, förutom kontorsbyggnaden (byggnad E) som utgör ej indelat område. När dosimetern inte används skall den förvaras på en av dosimetertavlorna i närheten av ingångarna till A, B, C och D-byggnaderna.

Din TLD skall bäras på bröstkorgen eller framsidan av höften nära kroppen (dvs inte i en väska eller liknande). Den skall bäras med den sida som visas i figuren nedan väl synlig och vänd framåt.

En TL-dosimeter (TLD).

Kraven kring persondosimetri beror på vilken personalkategori du tillhör:

• Persondosimetri för MAX IV-personal med placering på Fotongatan
  Du skall bära en TLD enligt beskrivningen ovan.
• Persondosimetri för MAX IV-personal med placering på Cube
  Om du har tilldelats en TLD skall du bära den enligt beskrivningen ovan. Om du inte har tilldelats en TLD, krävs ingen personlig dosimeter. Tilldelningen av en TLD beror på vilken grupp du tillhör och hur ofta du tillbringar tid i de skyddade och kontrollerade områdena vid Fotongatan. Om du är osäker på om du skall tilldelas en TLD eller inte, kontakta strålsäkerhetsteamet.
• Persondosimetri för användare
  Användare som tillbringar 3 månader eller mindre på MAX IV under ett år behöver inte bära en personlig dosimeter. Ytterligare information finns i Safety requirements for users.
• Persondosimetri för andra icke anställda (entreprenörer, konsulter etc.)
  Du behöver inte bära en personlig dosimeter om du tillbringar 3 månader eller mindre på MAX IV (Fotongatan) under ett år. Om du tillbringar mer än 3 månader på MAX IV under ett år skall du bära en TLD enligt beskrivningen ovan. De 3 månaderna kan ses som 60 arbetsdagar, där varje dag du besöker MAX IV räknas som en arbetsdag även om besöket är kort. På säkerhetsintyget ombeds du ange om du uppskattar att du kommer att tillbringa mer än tre månader (> 60 arbetsdagar) på MAX IV under de närmaste 12 månaderna. Om du skall bära en TLD, men ännu inte har blivit tilldelad en, vänligen be din kontaktperson på MAX IV att kontakta strålsäkerhetsteamet.

Om du nyligen har tilldelats en TLD, krävs ingen personlig dosimeter fram till dess att din nya TLD är tillgänglig.

Vid besök räcker det att den/de som ansvarar för gruppen bär sina personliga dosimetrar (om de har tilldelats sådana).

7. Tillträde till kontrollerade områden

Kontrollerade områden, d.v.s. acceleratorområden och strålrörshytter, är områden där strålningsnivåerna kan vara betydande. Personer, även besökare, under 18 års ålder får inte beträda kontrollerat område. Utöver detta gäller att endast den som har tilldelats arbetsuppgifter som kräver tillträde till kontrollerat område har tillåtelse att på egen hand beträda sådana områden. Dessutom krävs även utbildningen Strålsäkerhet för kontrollerat område för tillträde på egen hand.

Alla ingångar, inklusive betongportar, som leder till ett kontrollerat område är märkta ”kontrollerat område” och är försedda med informationslampor ovanför dörren.

Tillträdesdörr acceleratorområde

Tillträdesdörr strålrörshytt

Öppen betongport till ett acceleratorområde.

8. Strålning utanför kontrollerade områden

MAX IV har implementerat en dosrestriktion som innebär att dosen till arbetstagare inte ska överstiga 1 mSv under ett år. Detta har legat till grund för dimensioneringen av väggarna som omger acceleratorerna och strålrören. Strålnivåerna i angränsande områdena övervakas huvudsakligen av nätverkskopplade och i personsäkerhetssystemet integrerade strålningsmonitorer.

Klystrongalleriet löper parallellt med linactunneln och i den finns ett antal klystroner placerade. Det finns även en klystron vid kanontestanläggningen samt i framtida klystrongalleriet. Vid arbete närmare än 2 m från en klystron skall direktvisande elektronisk dosimeter användas. Om dosimetern larmar skall strålsäkerhetsjouren kontaktas.

9. Radiologiskt arbetstillstånd

Det är förbjudet att flytta, avlägsna eller ändra på skärmningsmaterial, utrustning eller skyltning som kan påverka strålsäkerheten utan tillstånd från strålsäkerhetsteamet. Detta inkluderar följande:

• Det är förbjudet att flytta, avlägsna eller ändra på skärmningsmaterial, såsom betong, järn och bly.
• Strålrörshytterna är skärmade med bly och målade med orange färg. Det är förbjudet att borra eller på annat sätt utföra ändringar på hytterna, eftersom strålning då kan ta sig ut. Detta gäller även röret som transporterar synkrotronljuset från optik- till experimenthytten.
• Det är förbjudet att demontera eller öppna de orange skydden (chikanerna) som används för kabel- och mediagenomföringar vid strålrörshytterna.
• Det är förbjudet att ändra eller flytta komponenter eller utrustning som ingår i personsäkerhetssystemet, såsom dörrbrytare och strålningsmonitorer.
• Det är förbjudet att utföra arbeten på kontaktorerna till klystronerna och RF-sändarna.

I vissa fall är utrustningen märkt, eller märkt och låst, men detta är inte alltid fallet.

Innan arbete enligt ovan genomförs skall ett radiologiskt arbetstillstånd (RWP) utfärdas av strålsäkerhetsteamet. Tillståndet skall vara signerat både av personen som ska utföra arbetet och av en person som tillhör strålsäkerhetsteamet.

10. Övriga regler

• För att förhindra att personer utsätts för förhöjda strålnivåer kan områden tillfälligt spärras av. Avspärrningen är i dessa fall märkt med skylt för strålningsfara och området får då inte beträdas.
• Det är förbjudet att strömsätta modulatorer och RF-sändare med alternativt kablage.
• Det är förbjudet att, utan strålsäkerhetsteamets godkännande, till MAX IV medföra, beställa eller köpa strålkällor, radioaktivt material eller annan utrustning (t ex röntgenrör och UV-lampor) som kan avge joniserande strålning.
• Gravida arbetstagare har laglig rätt att omplaceras till arbete som inte innebär någon exponering för joniserande strålning utöver den som personer i allmänheten får exponeras för. MAX IV är även, i enlighet med lagen, skyldig att informera arbetstagare om vikten av att tidigt anmäla graviditet till arbetsgivaren. Läs gärna vår säkerhetsinformation för gravida och ammande längre ner på sidan. Du är alltid välkommen att, i förtroende, kontakta strålsäkerhetsteamet vid eventuella frågor rörande detta.

Tillfälligt avspärrat område.

11. Kontaktinformation

Om du har frågor, vill ha mer information eller vill ta upp något relaterat till strålsäkerheten vid anläggningen kontakta gärna stålsäkerhetsteamet.

E-post: radiation@maxiv.lu.se
Strålsäkerhetsjouren: +46 (0)703 97 32 96

Utbildningen nedan krävs för att på egen hand ha tillträde till acceleratorområden och strålrörshytter (kontrollerade områden). Den är ett tillägg till strålsäkerhetsutbildningen för skyddade områden. Notera att endast arbetstagare som har tilldelats arbetsuppgifter som kräver tillträde till kontrollerat område har rätt att på egen hand tillträda kontrollerat område.

1. Tillträde till acceleratorområden

Acceleratorområden utgör kontrollerade områden där strålnivåerna kan vara farligt höga (potentiellt dödliga), särskilt nära insättningselementen och front-ends i 3 GeV-ringen samt nära elektronstrålen i områden med högre elektronförluster.

Det finns fyra huvudsakliga acceleratorområden på MAX IV: linactunneln, kortpulsanläggningen (SPF), 1,5 GeV-ringtunneln och 3 GeV-ringtunneln. Dessutom finns det två mindre acceleratorområden som används för test- och utvecklingsändamål: kanontestrummet och kavitetstestrummet.

Alla dörrar och betongportar som leder in till acceleratorområden är märkta “kontrollerat område”. De är utrustade med dörrbrytare som direkt stänger ner strålkällan om dörren/porten öppnas under drift. Dörrar till acceleratorområden är låsta och ett passerkort krävs för att låsa upp dem. Detta fungerar endast om strålkällan är av. Då strålkällan är på, kommer passerkortet inte att låsa upp motsvarande lås. Status för strålningsfara och tillträde anges med lampor ovanför både vanliga dörrar och betongportar.

Dörren låses upp genom att dra passerkortet över kortläsaren märkt “IN”. Om flera personer går in samtidigt måste varje person logga in separat genom att dra sitt passerkort. Vid besök räcker det med att personen som är ansvarig för gruppen loggar in.

Vid ingångar till acceleratorområden finns förhållningsregler anslagna. Dessa beskriver hur och under vilka villkor man får beträda området och skall studeras innan tillträde får ske.

Bilden ovan visar ingången i början av linactunneln. Tillträde är endast tillåtet då den gröna lampan ovanför dörren är tänd. Den orange lampan blinkar om området innanför dörren är under avsökning och lyser med fast sken då området är avsökt. Den röda lampan är tänd om det föreligger strålningsfara i området innanför dörren.

Inom vissa områden, t.ex. linactunneln, används laser. Ovanför dörren finns då också en blå lampa som är tänd om det föreligger laserfara i området innanför dörren.

Dörrarna går alltid att öppna från insidan för att komma ut. Vid nödläge kan dörrarna öppnas från utsidan genom att slå sönder plastkåpan och använda nödvredet. Acceleratorerna kommer då att stänga ned så snart dörren öppnas eftersom den röda dörrbrytaren, som ingår i personsäkerhetssystemet, detekterar att dörren inte är stängd.

En elektronisk dosimeter

En elektronisk dosimeter med larmfunktion skall bäras inom acceleratorområdena. Dessa finns i anslutning till ingångarna. De är alltid på och det enda som skall kontrolleras är att batteriet inte är slut genom att bekräfta att information visas i displayen.

Den elektroniska dosimetern är ett krav oavsett om du har tilldelats en personlig dosimeter eller inte. Om du har tilldelats en personlig dosimeter, skall både en elektronisk dosimeter och din personliga dosimeter bäras i kontrollerade områden.

Vid besök i kontrollerade områden räcker det att två personer i gruppen bär elektroniska dosimetar.

För hantering av betongportar krävs en separat utbildning eftersom de utgör en klämrisk. Ytterligare instruktioner finns uppsatta på betongportarna. Tillträdesregler angående inloggning vid inträde och kravet att bära elektronisk dosimeter gäller även vid inträde till ett acceleratorområde genom en öppen betongport.

2. Inne på acceleratorområden

Acceleratorområden är i många fall indelade i ett antal segment och passage mellan två segment skall ske genom avsedd dörr.

Acceleratorområde, i detta fall linactunneln, uppdelad i segment med dörr särskilt avsedd för passage mellan angränsande segment.

I vissa fall kan strålningsfara föreligga på ena sidan av ett stängsel samtidigt som tillträde är tillåtet på andra sidan. Detta indikeras av att den röda lampan ovanför dörren är tänd och dörren är låst. Vid nödfall är det alltid möjligt att låsa upp dörren genom att trycka på den svarta knappen för nödupplåsning.

Inne på acceleratorområden finns paneler uppsatta med utrustning för personsäkerhetssystemet. De innehåller två sirener samt varningslampor för laserfara (blå, finns inte i alla områden), strålningsfara (röd) och avsökning (orange). Under dessa finns på vissa paneler en översikt av MAX IV med information om acceleratorområdenas status. Därunder följer knappar relaterade till avsökning av området samt ett nödstopp. Nödstoppet stänger av alla strålnings- och laserkällor. Nödstoppet stänger också ned vissa insättningselement och ett litet antal av de spänningsaggregat som strömsätter de största magneterna.

Panel i acceleratorområde med sirener, varningslampor, sökknapp och ett nödstopp.

En av sirenerna är aktiv under avsökningen och har en lång alarmperiod med ett varierande tonläge. Den andra sirenen aktiveras under 30 sekunder då strålkällor eller laser startas och har en kort alarmperiod med ett konstant tonläge.

Strålningsfara (röd) och laserfara (blå) förekommer endast i områden som är avsökta vilket innebär att inte någon förväntas se dessa varningslampor tända inuti ett acceleratorområde. Om du ser någon av dessa lampor tända medan du befinner dig i acceleratorområdet ifråga skall du omedelbart avlägsna dig från området och uppmana övriga som befinner sig där att göra det samma. Tryck in ett nödstopp på vägen ut och kontakta strålsäkerhetsjouren när du är ute ur acceleratorområdet. Detta gäller också om du skulle höra sirenen med den korta perioden.

Dessutom gäller följande:

• Om den elektroniska dosimetern ger larm skall du omedelbart avlägsna dig från området och uppmana övriga som befinner sig där att göra det samma. Tryck in ett nödstopp på vägen ut och kontakta strålsäkerhetsjouren när du är ute ur acceleratorområdet. Troligtvis beror larmet på inducerad aktivitet (se avsnitt 4).
• För att säkerställa att ingen är kvar i området måste acceleratorområden avsökas innan start av acceleratorerna kan ske. Under avsökningsproceduren blinkar den orange lampan på panelen och sirenen med lång alarmperiod är aktiv. Om du är inne i området när någon annan startar en avsökning skall du skyndsamt avlägsna dig från området. Är detta inte möjligt skall du istället trycka in ett nödstopp vilket avbryter avsökningen. Observera att endast behörig (särskilt utbildad) personal får söka av acceleratorområden.

3. Utgång från acceleratorområden

Alla som beträder ett acceleratorområde skall dra sitt passerkort över kortläsaren märkt “IN” vid inträde och kortläsaren märkt “UT” vid utträde. Personsäkerhetssystemet kan på detta sätt hålla reda på att alla som gått in också kommit ut och acceleratorerna kan inte startas om inte alla är utloggade. Detta gäller utöver avsökningsproceduren. Det är möjligt att logga ut vid en annan ingång än den du loggade in vid om acceleratorområdet har flera ingångsställen. För de två små acceleratorområdena (kanontestrummet och kavitetstestrummet) finns ingen inträdes-/utträdeslogg och det krävs ingen utloggning från dessa vid utträde.

Kom ihåg att lämna tillbaka den elektroniska dosimetern vid utgången när du lämnar acceleratorområdet.

4. Inducerad aktivitet

Komponenter och utrustning i närheten av elektronbanan kan vara aktiverade. Aktiveringsnivån beror på faktorer såsom området materialet varit placerat i, materialtyp samt avståndet mellan materialet och elektronbanan. I de två små acceleratorområdena (kanontestrummet och kavitetstestrummet) är elektronenergin för låg för att ge upphov till aktivering.

Innan hantering av potentiellt aktiverat material eller arbete i dess närhet, håll den elektroniska dosimetern nära materialet i fråga och mät i ungefär en minut. Om dosimetern inte larmar är aktiviteten låg och risken med att hantera materialet är låg. Om dosimetern larmar när du gör detta ska du omedelbart lämna området och kontakta strålsäkerhetsjouren, men det finns ingen anledning av att trycka på ett nödstopp.

För material som avlägsnats från acceleratorområdena måste en bedömning avseende aktivering göras av strålsäkerhetsteamet. Detta gäller material som funnits inom ett acceleratorområde medan motsvarande del av acceleratorn varit i drift. Kontakta alltid strålsäkerhetsteamet när sådant material skall avlägsnas från ett acceleratorområde. Om inte andra instruktioner ges så skall materialet läggas i en av behållarna avsedda för tillfällig förvaring av potentiellt aktiverat material. Dessa är placerade vid huvudingångarna till acceleratorområdena. Alla föremål skall förses med de för detta särskilt avsedda etiketterna som återfinns på behållarna.

Behållare för material från acceleratorområden.

5. Tillträde till strålrörshytter

Strålrörshytter utgör kontrollerade områden där strålnivåerna kan vara farligt höga (potentiellt dödliga), särskilt i experimenthytterna som tillhör hårdröntgenstrålrören vid 3 GeV-ringen.

Det finns sexton strålrör vid MAX IV: ett strålrör vid SPF:en, fem strålrör vid 1,5 GeV-ringen samt tio strålrör vid 3 GeV-ringen. Varje strålrör har minst en strålrörshytt (en optikhytt). Hårdröntgenstrålrören vid 3 GeV-ringen har även experimenthytter. Tillvägagångssättet för tillträde liknar det för acceleratorområdena.

Alla dörrar som leder in till hytterna är märkta “kontrollerat område” och är utrustade med en dörrbrytare som direkt stänger ner strålkällan och stänger strålstopparna om dörren öppnas när strålningsfara kan förekomma i hytten. Dörrar till hytterna är låsta och ett passerkort krävs för att låsa upp dem. Att låsa upp dörrarna fungerar dock endast om det inte finns någon strålningsfara i hytten, dvs. i fallet med en optikhytt om strålstopparna till front-end är stängda och i fallet med en experimenthytt om de monokromatiska strålstopparna är stängda. Om strålstopparna är öppna kommer passerkortet inte att låsa upp motsvarande lås. Status för strålningsfara och tillträde anges med lampor ovanför dörrarna.

Dörren låses upp genom att dra passerkortet över kortläsaren. Vid strålrörshytterna vid 1,5 GeV- och 3 GeV-ringarna finns en grön och en röd lampa bredvid kortläsaren som visar ifall försöket att låsa upp dörren lyckades eller inte.

Vid ingångar till strålrörshytter finns förhållningsregler anslagna. Dessa beskriver hur och under vilka villkor man får beträda området och skall studeras innan tillträde får ske.

Bilden ovan visar ingången till en experimenthytt. Tillträde är endast tillåtet då den gröna lampan ovanför dörren är tänd. Den orange lampan blinkar om området innanför dörren är under avsökning och lyser med fast sken då området är avsökt. Den röda lampan är tänd om det föreligger strålningsfara i området innanför dörren.

Vid vissa strålrör som använder laser, t.ex. FemtoMAX, finns även en blå lampa ovanför dörren som är tänd om det föreligger laserfara i området innanför dörren.

Dörrarna till strålrörshytterna vid 3 GeV-ringen är låsta med elektromagnetiska lås. Dessa dörrar är låsta både från utsidan och insidan av hytten. Vid nödläge är det alltid möjligt att låsa upp dörren genom att trycka på den svarta knappen för nödupplåsning.

Dörrarna till strålrörshytterna vid 1,5 GeV-ringen och vid SPF:en går alltid att öppna från insidan för att komma ut. Vid nödläge kan dörrarna öppnas från utsidan genom att slå sönder plastkåpan och använda nödvredet.

En elektronisk dosimeter

En elektronisk dosimeter med larmfunktion skall bäras i hytterna. Dessa finns i anslutning till ingångarna. De är alltid på och det enda som skall kontrolleras är att batteriet inte är slut genom att bekräfta att information visas i displayen.

Den elektroniska dosimetern är ett krav oavsett om du har tilldelats en personlig dosimeter eller inte. Om du har tilldelats en personlig dosimeter, skall både en elektronisk dosimeter och din personliga dosimeter bäras i kontrollerade områden.

Vid besök i kontrollerade områden räcker det att två personer i gruppen bär elektroniska dosimetar.

6. Inne i strålrörshytter

Inne i strålrörshytterna finns paneler uppsatta med utrustning för personsäkerhetssystemet. De innehåller två sirener samt varningslampor för strålningsfara (röd) och avsökning (orange). Vid vissa strålrör med laser finns även en blå lampa som visar laserfara.

Panel i strålrörshytt med sirener och varningslampor.

Inuti hytten finns det även knappar relaterade till avsökning av området samt nödstopp. Nödstoppen stänger av alla strålningskällor. Nödstoppen stänger även ned vissa robotar och laserkällor.

En av sirenerna är aktiv under avsökningen och har en lång alarmperiod med ett varierande tonläge. Den andra sirenen har en kort alarmperiod med ett konstant tonläge och är aktiv i 30 sekunder när avsökningen är slutförd och när strålstopparna öppnas.

Strålningsfara (röd) förekommer endast i strålrörshytter som är avsökta vilket medför att ingen förväntas se dessa varningslampor tända medan de är inne i hytten. Om du ser de röda lamporna tända medan du befinner dig i en strålrörshytt skall du snarast avlägsna dig från området och uppmana övriga som befinner sig där att göra det samma. Tryck in ett nödstopp på vägen ut och kontakta strålsäkerhetsjouren när du är ute ur hytten. Detta gäller också om du skulle höra sirenen med den korta perioden.

Dessutom gäller följande:

• Om den elektroniska dosimetern ger larm skall du omedelbart avlägsna dig från strålrörshytten och uppmana övriga som befinner sig där att göra det samma. Tryck in ett nödstopp på vägen ut och kontakta strålsäkerhetsjouren när du är ute ur hytten.
• För att säkerställa att ingen är kvar i strålrörshytten måste den sökas av innan strålning tillåts. Under avsökningsproceduren blinkar den orange lampan på panelen och sirenen med lång alarmperiod är aktiv. Om du är inne i hytten när någon annan startar en avsökning skall du skyndsamt avlägsna dig från hytten. Är detta inte möjligt skall du istället trycka in ett nödstopp vilket avbryter avsökningen.
• Även om det är möjligt för samtliga med tillträde att söka av en hytt, måste en separat utbildning genomgås för att ha tillstånd att genomföra en avsökning. För anställda hålls denna utbildning av strålsäkerhetsteamet. För användare hålls denna utbildning av särskilt utbildad strålrörspersonal.

7. Utgång från strålrörshytter

Vid strålrörshytterna vid 1,5 GeV-ringen och SPF är dörrarna alltid olåsta från insidan.

Vid strålrörshytterna vid 3 GeV-ringen är dörrarna låsta med elektromagnetiska lås. För att låsa upp dörren från insidan, tryck på knappen med en nyckelsymbol. Vid nödläge är det alltid möjligt att låsa upp dörren genom att trycka på den svarta knappen för nödupplåsning.

Knappar för att låsa upp en dörr vid en strålrörshytt vid 3 GeV-ringen. Den svarta knappen används vid nödläge.

Kom ihåg att lämna tillbaka den elektroniska dosimetern vid utgången när du lämnar hytten.

Notera att den strålrörsrelaterade informationen ovan gäller strålrörshytter i drift. Strålrörshytter som ännu inte är i drift är klassificerade som skyddade områden, vilket är markerat med separata skyltar vid respektive ingång.

Denna del ska läsas igenom av all personal som behöver ha tillgång in till A-D byggnaderna.

Syftet med den grundläggande kemikaliesäkerhetsutbildningen är att ge dig tillräckligt med information om hur du identifierar kemiska riskområden och var dessa finns på anläggningen. Personal som för med sig kemiska ämnen till anläggningen eller kommer sysselsättas i kemiskt arbete måste även ta del av den utökade kemikaliesäkerhetsutbildningen.

1. Tillämpade Regelverk, Förordningar och Förkortningar

CLP (Europaparlamentets och rådets förordning 1272/2008 – länk till guide)

AFS 2014:43 – Kemiska arbetsmiljörisker

AFS 1999:7 – Första hjälpen och krisstöd

AFS 2007:5 – Gravida och ammande arbetstagare

AFS 2008:13 – Skyltar och signaler

GHS: Globalt Harmoniserat System för klassificering och märkning av kemikalier

SAM: Systematiskt ArbetsMiljöarbete

KS: KemikalieSäkerhet

2. Ansvar

Direktören har huvudansvaret för att anläggningen uppfyller alla lagar och ska se till att förordningar och regler följs. Det pågår arbetet med delegering från direktören till andra delar av organisationen. När detta arbete är färdigt kommer SAM-ansvariga för respektive område behöva se till att erforderlig dokumentation gällande kemiska risker upprättas och upprätthålls (bl.a. riskbedömningar och arbetsinstruktioner).

KS gruppens uppgift är att stödja organisationen för att skapa en betryggande arbetsmiljö som uppfyller lagkraven från myndigheter.

2.1 MAX IV personal

Alla MAX IV anställda har ett personligt ansvar att följa regler, riktlinjer och arbetsinstruktioner som finns uppsatta. För att få tillträde till byggnaderna A-D från ett kemiskt perspektiv ska personalen känna till de grundläggande ordningsreglerna, områden där det föreligger permanenta risker samt hur man ska agera i händelse av en nödsituation.

All personal som ska arbeta med farliga kemiska ämnen måste ta del av den utökade kemikalisäkerhetsutbildningen samt har ett eget ansvar att informera sig om gällande regler och dokumenterade arbetsinstruktioner som ska följas i respektive arbetsområde.

2.2 Externa användare

Externa användare ska deklarera alla ämnen de kommer att ta med sig till anläggningen vid ansökningstillfället i DUO. Sista minuten ändringar av experimentens karaktär får endast vara av mindre typ (t.ex. att byta ut inert gas mot brandfarlig eller giftig gas är inte av mindre karaktär då hela experimentet kommer få en annan faroklassificering). Lokala kontakten eller strålrörsansvarig ska involvera KS gruppen i god tid om ändringar av experimentets karaktär planeras. Om prover som inte deklarerats har tagits med måste dessa deklareras till den lokala kontakt som måste kontakta KS gruppen för godkännande. Säkerhet för användare finns att hitta här.

2.3 Externa entreprenörer 

Alla externa entreprenörer som hyrs in för tillfälligt arbete måste ha en lokal kontaktperson som är ansvarig för externa entreprenörer under deras vistelse på MAX IV. Den lokala kontaktpersonen måste registrera externa entreprenörer här. Om entreprenören planerar att använda kemikalier under arbete på MAX IV måste tillståndet för tillfälligt kemiskt arbete erhållas från KS gruppen. Den lokala kontaktpersonen på MAX IV är ansvarig för att säkerställa att entreprenören har giltigt arbetstillstånd innan arbete på MAX IV får påbörjas.  Entreprenören får inte påbörja arbete innan beslut är fattat av KS gruppen. Beslutet kommer att skickas till entreprenören samt den lokala kontaktpersonen, vars uppgift blir att se till vilka eventuella åtgärder som ska vidtas från MAX IV för att hantera risker av entreprenörens planerade arbete.

2.4 Studiebesök och gäster

Den ansvariga guiden har ansvar för att informera studiebesökare och gäster om lokala regler under besöket. Guiden är även ansvarig för att informera sig om specifika risker som är gällande under dagen för studiebesöket samt att planera eventuell vandring i experimenthallarna därefter.

3. Kemiska Riskkällor

En kemisk riskkälla definieras av arbetsmiljöverket enligt ”Något som kan skada på kemisk väg är en kemisk riskkälla oavsett i vilken form” och delas in i fem olika kategorier. På MAX IV stöter vi främst på kategorin där farliga kemiska produkter ingår, dvs. kemiska produkter som är märkta med faropiktogram (se 3.1.1).

Observera att kemiska ämnen som inte klassificeras som farliga enligt CLP och således ej är märkningspliktigt fortfarande kan vara en kemisk riskkälla. Detta innebär att en fara kan genereras när t.ex. aluminium används i närheten av syra. Vid spill av syra på aluminiumfolie genereras vätgas som kan explodera.

3.1 Märkning av farliga kemiska produkter

Alla farliga kemiska produkter ska sedan den 1 juni 2015 vara märkta med vit/röda piktogram enligt CLP. En fullständig översikt över klassificering och märkning av farliga kemiska produkter kan hittas här. Nedan är ett exempel på hur en farlig kemisk produkt ska vara uppmärkt.

3.1.1 Faropiktogram

CLP faropiktogram består av 9 piktogram och visas nedan. Kemikalier som är märkta med någon av dessa symboler är klassificerade som farliga kemiska produkter.

3.1.2 Signalord

Signalord är en ny tillämpning som härstammar från GHS och indikerar relativ farokategori för farliga kemiska produkter. Signalordet är antingen Fara eller Varning, där Fara indikerar en allvarligare farokategori än Varning. I vissa fall saknas signalord som då indikerar lägre farokategori än Varning. Signalord förekommer direkt på etiketten för kemiska produkter.

3.1.3 Faroangivelser (H och EUH)

Faroangivelsen (H) ersätter de gamla riskfraserna (R) och motsvarar en direkt farokategori. Ett exempel är H220 som har betydelsen ”Extremt brandfarlig gas”. Se nedan för exempel. EU har infört ett par extra H faroangivelser som betecknas med EUH. Alla faroangivelser och dess förklaringar finns här.

3.1.4 Skyddsangivelser (P)

Skyddsangivelser (P) ersätter de gamla skyddsfraserna (S) och anger skydds- och säkerhetsföreskrifter för hantering av farliga kemiska produkter. Ett exempel är P315 som har betydelsen ”Sök omedelbart läkarhjälp”. Alla skyddsfraser och dess förklaringar finns här.

3.1.5 Säkerhetsdatablad (SDS)

SDS finns tillgängliga för alla ämnen på marknaden som regleras av CLP. Dessa ska finnas tillgängliga från leverantören på begäran och ofta finns dessa lättillgängliga via deras hemsida. SDS behövs för att göra en korrekt riskbedömning. Exempel på ett SDS visas nedan (klicka för större bild).

3.2 Områden på MAX IV med permanenta kemiska riskkällor

Nedan beskrivs permanenta områden på MAX IV där farliga kemiska produkter hanteras och man bör vara extra vaksam. Skyltar med faropiktogram ska finnas uppsatta på dessa platser om det finns farliga kemiska riskkällor.

Öppna utrymmen i A-, B-, C-, och D-byggnaderna
1. Gasflaskor
Gasflaskor kan finnas överallt i byggnaderna och ska vara märkta med en tagg från KS gruppen, vilket innebär att den kvitterats ut på rätt sätt och att arbetsområdet för gasflaskan är känd. Gasflaskor som inte används ska förvaras på det centrala gaslagret i det inhägnande området utanför D-byggnaden eller i de röda 90 minuters brandklassade gaskåpen där detta är anvisat av KS gruppen. Det är förbjudet att själv hämta gasflaskor och flytta de runt anläggningen utan att först detta godkänts av KS gruppen. Rutiner för hantering av gasflaskor är för tillfället under utveckling.

2. Truckladdningsstationer
Laddningsstationer för truckar finns utplacerat i A- och D- byggnaderna. Det ska vara tydligt skyltat var dessa finns och nödvändig skyddsutrustning ska även finnas i anslutning till dessa.

3. Sprayburkar (aerosolburkar) och etanol/aceton i 0.5 L flaskor.
Alla etanol och aceton flaskor ska vara uppmärkta med tagg från KS gruppen för att ha en kontroll på hur mycket brandfarlig vätska/gas befinner sig i de olika brandcellerna. Dessa kemiska produkter och även majoriteten av alla aerosolbehållare klassas som extremt brandfarliga vätskor eller gas under tryck. Var uppmärksam på om området är EX-klassat (svart/gul skylt med texten EX).

Kemiska laboratorium (A- och D-byggnaderna)
Det finns totalt fyra kemiska laboratorier som kommer att vara tillgängliga för personal och användare. Tillträde till kemiska laboratorier kräver att man tagit den utökande kemikalieutbildningen samt Lab-Access utbildningen (under konstruktion). Personlig genomgång på laboratoriet innan tillträde är också ett krav. Kontakta KS gruppen för mer information.

Kemikaliesäkerhetslabbet tillhörande KS gruppen finns mellan A- och D-byggnaden vars främsta syfte är att att fungera som en kontaktpunkt mot personal och användare. Här kommer huvudlaget av MAX IV personals kemikalier, förbrukningsvaror, etanol och minigasflaskor finnas.

Strålrör/STM lab (A-, C- och D-byggnaderna)
Vid driftsättning (commissioning) och senare vid drift av experimentstationerna kommer de kemiska riskkällorna variera dagligen. Var observanta på skyltning utanför strålrörens kontrollrum där strålrörsansvarig ska anslå vilka experiment som körs samt vilken faronivå som experimenten omfattas av. Gå aldrig in i ett preparationslabb eller experimentutrymme innan ni kontaktat någon som arbetar på strålröret.

Verkstad/vakuum laboratoriet (D-byggnad)
Verkstadsmaskinerna använder olika oljor, skärvätskor och kan producera farligt avfall. Etanol, rengöringsmedel, gasflaskor, sprayburkar är andra farliga kemiska produkter i området. Ett tillfälligt förråd för farliga ämnen finns i verkstaden. Kontakta alltid någon i verkstaden innan du beger dig in på avgränsat område.

Inhängnat område (utanför D-byggnaden)
Centrala gaslagret är placerat här och farligt avfall som ska skickas vidare kommer att lagras här. Personal kommer att ha begränsad tillgång till detta område.

4 Övrig information

4.1 Mat och dryck

Förtäring av mat och dryck är förbjudet i områden där farliga kemikalier förekommer.

4.2 Gravida och ammande

Om du är gravid eller ammar, kontakta din linjechef som är ansvarig för att utföra en riskbedömning. Om du är i början av graviditet och rädd att utsättas för farliga kemiska produkter, kan du kontakta KS gruppen i förtroende för eventuella frågor.

5 Sammanfattningsvis

För att sammanfatta, följande punkter är de viktigaste att komma ihåg när du rör dig i byggnaderna A, B, C och D:

• Var uppmärksam på skyltar och faropiktogram.
• Gå inte in i på farligt område om du inte förstår riskerna.
• Arbete med kemiska riskkällor kräver utökad kemikaliesäkerhets utbildning.
• Tillträde till kemiska laboratorier kräver Lab-Access utbildning.
• Hämtning och taggning av gasflaskor sköts av speciellt utbildad personal.
• Var uppmärksam på gasflaskor, sprayburkar och små behållare av etanol/aceton.
• Informera KS gruppen om någon felaktig hantering av farliga kemiska produkter observeras.
• Rapportera alla kemikalierelaterade incidenter till KS gruppen. Inget är för litet.
• Uppmana andra att följa regler, rutiner och att använda sig av skyddsutrustning. Tillsammans arbetar vi mot en bättre arbetsmiljö och en bättre säkerhetskultur!

6 Kontakta KemikalieSäkerhets gruppen

För att lösa akuta problem som uppstår under dagtid kan du kontakta KS gruppen på direkttelefon: 0705-25 92 34, där en av oss alltid kommer vara ute i verksamheten. Vi finns annars tillgängliga på chemsafety@maxiv.lu.se med ev. frågor, funderingar eller andra problem du vill ha svar på. Direkt kontakt till oss finns nedan.

Katarina Liljenberg       +46 (0)703 – 452 698          Chemical Safety Officer
Susanna Johnmark       +46 (0)730 – 728 769          Environmental Safety Coordinator

Denna utökade del av säkerhetsföreskrifterna handlar om hanteringen av farliga substanser vid MAX IV-anläggningen och krävs för personal som kommer att utföra riskfyllda arbeten eller ta med sig farliga substanser till anläggningen. Målet är att skydda människor och miljö från potentiella faror associerade med användandet, förvarandet och transporterandet av farliga substanser inom anläggningen.

1 Gällande föreskrifter

CLP (Europeisk regelverk nr 1272/2008) (link till guiden, inte lagen)

AFS 2014:43 – Kemiska arbetsmiljörisker

AFS 2009:2 – Arbetsplatsens utformning

AFS 2015:7 – Hygiensika gränsvärden

AFS 1999:7 – Första hjälpen och krisstöd

AFS 2005:6 – Medicinska kontroller i arbetslivet

AFS 2007:5 – Gravida och ammande arbetstagare

AFS 2008:13 – Skyltar och signaler

AFS 1997:7 – Gaser

AFS 2001:4 – Gasflaskor

FoHMFS 2014:4 – Folkhälsomyndighetens föreskrifter om teknisk sprit

SÄIFS 2000:2 – Sprängämnesinspektionens föreskrifter om hantering av brandfarliga vätskor

SÄIFS 1998:7 – Sprängämnesinspektionens föreskrifter om brandfarlig gas i lös behållare

2 Inköp av kemiska produkter

Tills vidare ska du kontakta kemikaliesäkerhetsgruppen (KS se nedan) innan inköp av farlig kemisk produkt (se SDS). Första gången du beställer en kemisk produkt måste en riskbedömning av kemikalien göras (se del 4) och först efter godkännande får du beställa produkten. Se till att paketet är adresserat till kemikaliesäkerhetsgruppen. Vid leverans till godsmottagningen ska paketet lämnas till kemikaliesäkerhetslaboratoriet mellan A- och D-byggnaden snarast möjligt. KS gruppen kommer att registrera kemikalien i KLARA (kemisk databas) och ange ett lagringsutrymme innan köparen meddelas om dess leverans.

3 Förvaring av farliga kemiska produkter

Eftersom KS måste känna till var alla farliga kemiska produkter på anläggningen finns, måste dessa förvaras i specifika skåp i kemilaboratorierna eller andra områden som är godkända av KS gruppen när de inte används. Långtidsförvaring av personalens kemikalier sker vid kemikaliesäkerhetsgruppens laboratorium mellan byggnad A och D. Farliga kemiska produkter får inte flyttas till ett annat förvaringsskåp utan godkännande från KS gruppen.

3.1 Förvaringsbehållare och märkning

Behållare, flaskor och andra kärl som kan misstas för mat-, dryck- eller tobakbehållare får aldrig användas för förvarande av farliga kemiska produkter. Kemiska produkter ska förvaras i sin ursprungliga behållare i största möjliga mån. Vid användande av andra behållare måste du se till att den är lämplig och resistent mot den förvarade kemiska produkten. Kontakta KS gruppen för valet av lämplig behållare.

Tydliga etiketter är det bästa sättet att undvika farliga förväxlingar. Alla kemiska produkter måste tydligt och permanent märkas. Ursprungsbehållaren är den mest lämpliga eftersom tillverkaren följer CLP-förordningar. Om du byter eller överför en kemisk produkt till annan behållare ska följande märkning göras:

• Om det är en tillfällig behållare som kommer användas i experiment under ett fåtal dagar kan KLARA-uppdateringen utelämnas.
• Den kemiska databasen KLARA måste uppdateras om det är en permanent ny behållare. Kontakta KS.
• Faropiktogram som angetts på behållaren enligt CLP. Rådfråga SDS. GHS-piktogram finns tillgängliga i de kemiska laboratorierna och KG gruppenss laboratorium.
• Den kemiska produktens namn som angetts på ursprungsbehållaren.
• Dina kontaktuppgifter, datum och tilldelat experimentnummer (om tillämpbar).

Hur tomma behållare hanteras (se del 5).

Regelbundna inspektioner kommer utföras av KS gruppen för att upprätthålla förvarings- och märkningsreglerna för farliga kemiska produkter.

4 Arbete med Farliga kemiska produkter

4.1 Riskidentifiering och information

Innan någon ny farlig kemisk produkt introduceras till ett arbetsområde måste en riskbedömning göras enligt regler från Arbetsmiljöverket. Beroende på om den nya kemiska produkten kommer användas regelbundet eller tillfälligt kommer olika typer av riskbedömningar utföras enligt nedanstående.

1. Införrande av en permanent fara (t.ex. 1 L etanol/dag kommer att användas på en specifik plats för rengörning).
2. Införande av en tillfällig fara (t.ex. 1 L etanol/dag kommer användas på specifika platser (i 3 GeV-tunneln) i 1-7 dagar). Typiskt entreprenör-/ underhållsarbete.
3. Utförandet av experiment i kemilaboratorierna eller vid ett strålrör (t.ex. arbete med en ny reaktionsuppställning med farliga kemikalier vid ett strålrör).

I varje område där permanenta faror existerar måste den SAM (systematisk arbtesmiljö)-ansvariga personen genomföra en årlig översikt av riskbedömningen som tidigare genomförts för att se till att all nödvändig information är aktuell.

4.1.1 Införande av permanenta risker

Om en ny farlig kemikalie som kommer vara en permanent risk införs i ett arbetsområde måste de existerande riskbedömningarna uppdateras. Om ingen tidigare riskbedömning finns måste en ny göras. Kontakta personen som är ansvarig för området för att se till att all nödvändig dokumentation fullgörs. Riskbedömningen behöver granskas av KS gruppen innan den farliga kemikalien tillåts att användas i det specifika området.

4.1.2 Införande av tillfällig fara

Ett lokalt arbetstillstånd måste utfärdas av KS gruppen.

4.1.3 Genomförande av experiment vid ett strålrör/kemilabb eller likvärdigt område

Alla experiment planerade i dessa områden måste deklareras i DUO-systemet. Experimentet kommer att klassificeras och antingen godkännas eller avslås så som det är presenterat. Om det blir godkänt kommer experimentet att klassificeras som Grönt, Gult eller Rött experiment. Olika säkerhetsåtgärder kommer att krävas beroende på färgklassifikationen. Nödvändig dokumentation för experimentet kommer att tas fram av KS gruppen och sättas upp synligt inom området av SAM (systematisk arbetsmiljö)-ansvarig person, eller en annan med SAM delegation.

4.2 Etanol och aceton

Etanol och aceton för rengöring finns att hämta i kemilaboratorierna. Om du saknar tillträde till kemilaboratorierna kan etanol och aceton också hämtas vid KS gruppens laboratorium mellan A- och D-byggnaderna.

4.3 Radioaktiva och/eller aktiverade substanser

Kontakta strålsäkerhetsgruppen om du har planer på att använda den här typen av substanser.

4.4 Bly

Det bly som finns på anläggningen används främst som strålskydd. För att modifiera blyskydd eller andra blystrukturer behövs ett radiologiskt arbetstillstånd. Kontakta strålsäkerhetsgruppen för mer information.

4.5 Beryllium och berylliumfönster

Beryllium är en extremt giftig och allt arbete innefattande beryllium kräver ett speciellt tillstånd från KS gruppen. Beryllium i utrustning eller installationer är permanenta faror. Montering eller modifiering av berylliumfönster kräver ett arbetstillstånd från KS gruppen innan något arbete utförs.

4.6 Lim

Allt arbete med lim som innehåller isocyanater, epoxi, formaldehydhartser, organiska syraanhydrider eller metyl-2-cyanoakrylat eller etyl-2-cyanoakrylat innefattar strikta regler och medicinsk kontroll. Speciell träning är också ett krav. Inget arbete med dessa lim är tillåtet innan en riskbedömning har genomförts av användaren och blivit godkänd av KS gruppen.

5 Farligt avfallshantering

Kontakta KS för insamling. Riktlinjer finns i Lunds universitets avfallsguide.

6 Kontaktinformation

För att lösa akuta problem som uppstår under dagtid kan du kontakta KS gruppen på direkttelefon: 0705-25 92 34, där en av oss alltid kommer vara ute i verksamheten. Vi finns annars tillgängliga på chemsafety@maxiv.lu.se med ev. frågor, funderingar eller andra problem du vill ha svar på. Direkt kontakt till oss finns nedan.

Katarina Liljenberg       +46 (0)703 – 452 698          Chemical Safety Officer
Susanna Johnmark       +46 (0)730 – 728 769          Environmental Safety Coordinator

Denna del ska läsas igenom av all personal som behöver hantera biologiska prover i Biolabbet och preplabben.

Biologiska organismer kommer att användas vid vissa experiment på MAX IV. Det finns potentiella risker med att arbeta med biologiska organismer och säkerhetsreglerna kring dessa måste alltid beaktas.

Observera: Den här sidan är under uppbyggnad och mer information om regler kommer att läggas till i framtiden. Medarbetare ska regelbundet kontrollera om uppdateringar lagts till på sidan.

1. Tillämpliga regelverk

• AFS 2018:4 — Smittrisker
• AFS 2019:3 – Medicinska kontroller i arbetslivet
• AFS 2007:5 – Gravida och ammande arbetstagare
• BSL — Biosäkerhetsnivå
• Biolabb — Biologiska Laboratorium

2. Risker

2.1 Biosäkerhetsnivå

BSL-4 är den högsta biosäkerhetsnivån;

BSL-3 är lämpligt för arbete som involverar mikrober som kan orsaka allvarlig och potentiellt dödlig sjukdom via inandningsvägen;

BSL-2 är lämpligt för arbete som involverar biologiska agens med måttlig potentiell risk för personal och miljö;

BSL-1 är lämpligt för arbete med väl definierade ämnen som inte orsakar sjukdom hos friska människor. Dessa agens bör utgöra minimal potentiell risk för laboratoriepersonal och miljö.

MAX IV har kapacitet och är utrustat för arbete med biologiska organismer på BSL-1. Det är tillåtet att hantera biologiska agent i preplabben men större manupulation av biologiska prover måste utföras i Biolabb.  Tillträde till biolaboratoriet kräver separat träning. Kontakta Biolabb Manager.

Om ett experiment med biologiskt material också kräver användning av kemikalier och/eller gaser, vänligen se avsnitten om Kemikaliesäkerhet.

2.2 Regler för Biolaboratorium

• Riskbedömningar måste utgöras och godkännas av MAX IV säkerhetsgrupp innan något experiment startas.
• Alla incidenter eller olyckor måste rapporteras omedelbart till MAX IV säkerhetsgrupp.
• Om något spill av farliga produkter når ut i miljön (t ex spill i vaskar eller i golvbrunnar) måste MAX IV säkerhetsgrupp omedelbart kontaktas.
• Riskfyllda arbeten får inte utföras ensam.
• Lämplig personlig säkerhetsutrustning måste användas. Labbrock och heltäckande skor måste användas; säkerhetsglasögon och handskar av lämpligt material måste användas enligt riskbedömningen under arbete i laboratoriet.
• Använda handskar ska behandlas som farligt avfall.
• Tvätta och desinfektera händer innan du lämnar laboratoriet eller vid kontaminering.
• Pipettera aldrig med munnen.
• Var speciellt försiktig med vassa föremål. Släng nålar och andra vassa föremål i säkerhetsavfallsboxar.
• Håll laboratoriet och din arbetsplats ren från onödigt material.
• Det är förbjudet att dricka, äta, röka, applicera make-up och hantera kontaktlinser i laboratoriet.

2.2 Att hantera biologiska agens på MAX IV

• Alla biologiska prover måste riskbedömas och godkännas av säkerhetsgruppen i DUO innan tas med och hanteras på MAX IV.
• Alla prov måste vara märkta och förvaras i stängda behållare.
• Endast kvalificerad och tränad personal får arbeta med bioorganismer.
• Smittförande avfall måste dekontamineras vid behov.
• Transport av biologiska prover är endast tillåtet i stängda behållare.
• Användaren har ansvar att visa etisk tillstånd till forskningen om human och djur prover skall studeras i proposal.

3. Inköp av ämnen

Första gången en typ av biologisk agent ska köpas måste en riskanalys utföras och godkännas av MAX IV säkerhetsgrupp.

Riskanalysen måste utföras och godkännas av MAX IV säkerhetsgrupp innan experiment får genomföras om kemikalier och gaser ska användas, vänligen läs separata instruktioner. Förvara biologiska organismer i stängda och uppmärkta behållare, med beskrivning av vem som äger provet och vad det innehåller. Ursprungliga behållare är att föredra vid förvaring.

4. Miljöfrågor

MAX IV har en hög profil i miljöfrågor, speciellt i energifrågor. För att kunna hålla miljöpåverkan från en verksamhet av sådan storlek som MAX IV så låg som möjligt är det viktigt att alla anställda och användare hjälper till för att hålla miljöstandarden hög. Miljöfrågor sträcker sig från energisparande, vilket på många sätt är inbyggt i byggnaden, till de val anställda och användare gör gällande t ex transporter till andra anläggningar i tjänsten eller avfallshantering. Inköp, hantering och avfall från kemikalier är också viktiga miljöfrågor.

Regler

• Hantering av farligt avfall ska följa Lunds Universitets Avfallshanteringsplan
• Transportera inte kemikalier eller biologiska organismer i kollektivtrafiken
• Utgå alltid från REACH utbyteskrav för kemikalier när du väljer kemikalier till experiment. Byt ut kemikalier mot mindre riskfyllda kemikalier om så är möjligt
• Spill av kemikalier eller biologiska organismer måste omedelbart tas om hand och får inte nå miljön genom golvbrunnar, vaskar eller på andra sätt.

5. Kontakt information

Vid frågor angående biosäkerhet eller användning av Biolabb, vänligen kontakta biosäkerhets ansvarig:

Yang Chen  +46 (0) 72 235 6446  Biolabb Manager

MAX IV var den första byggnaden i Sverige att få BREEAM-SE Outstanding certifikat och vi strävar efter att ha låg miljöpåverkan. Genom användning av energilösningar och minskning av energikostnader, och genom att återvinna spillvärme till användbar uppvärmning av närliggande hus och gröna tak, har MAX IV minskat sin miljöpåverkan jämfört med andra synkrotronljusanläggningar.

Men gränsen för en anläggnings hållbarhet är de personer som arbetar där. MAX IV gör det möjligt för anställda och användare att bidra till att behålla en låg miljöpåverkan. Vi ber dig att hjälpa oss att göra MAX IV så hållbar som möjligt.

Återvinning och avfallshantering

Återvinning i E-byggnaden

Återvinning av papper, plast, metall, kartong, glas, matavfall och returflaskor/burkar är möjlig i E-byggnadens bespisningslokal. Du kan också slänga brännbart avfall här.

Dessa symboler hjälper dig att återvinna korrekt.

Återvinning i byggnaderna A, B och C  

MAX IV tillhandahåller mindre återvinningstunnor till Strålrör/Lab/Övriga områden enligt kraven i det specifika området. De angivna fraktionerna är papper, plast, metall (det är möjligt att separera aluminium och koppar vid behov). Om ditt område har behov av en specifik återvinningstunna, kontakta chemsafety@maxiv.lu.se.

På grund av personalbrist måste dessa återvinningstunnor tömmas av personal som arbetar på områdena. Rulla tunnor(återvinningstunnor har hjul) till mellanstationen i experimenthallen D och töm tunnorna där. Låt inte avfallet samlas på hög i tunnorna så att brandfara uppstår.

Det finns större avfallscontainrar för brännbart avfall och wellpapp i experimenthallarna. Använd dessa containrar när du behöver slänga större mängd avfall. Dessa containrar töms regelbundet av personalen på MAX IV. Det är inte tillåtet att blanda brännbart avfall och wellpapp i samma container.  Dekaler på containrarna visar var du kan slänga brännbart avfall och wellpapp.

Papperskorgar töms av lokalvårdarna. Det är inte tillåtet att slänga avfall i papperskorgar som lokalvårdarna kan ta skada av.

Det är inte tillåtet att kasta metallbehållare / glasbehållare / pappersbehållare / plastbehållare innehållande kemikalierester i återvinningstunnor. Dessa måste behandlas som farligt avfall.  

Farligt avfall  

Det finns återvinningstunnor för batterier, aerosolburkar och lysrörslampor på mellanstationen i experimenthallen D.

Separera litiumbatterier och vanliga batterier för att undvika brandfara.  

För hantering av övrigt farligt avfall, läs rutiner för farligt avfall och / eller kontakta chemsafety@maxiv.lu.se.

Transport

Buss nr 20 stannar precis utanför MAX IV, både för ankomst och avresa. Bussen passerar i närheten av flera universitetsavdelningar, som Kemicentrum och NanoLund, innan den når sin slutstation vid tågstationen. Lund är också en utmärkt stad för cykling.

Ta inte med farliga prover eller farliga kemikalier / biologiska agens när du reser med kollektivtrafik.

Om du är gravid eller ammande ska din arbetsgivare genomföra en riskbedömning för ditt arbete. Potentiella risker kan identifieras genom att gå igenom listan nedan och se om ditt arbete innehåller risk för något av följande:

• Exponering för hörselskadligt buller eller störande buller
• Exponering för elektromagnetiska fält, t.ex. från ultravioletta ljuskällor eller lasrar
• Exponering av joniserande strålning, t.ex. från röntgenutrustning eller radioaktiva ämnen
• Obehagligt låga eller höga tempuraturer
• Tunga lyft, stötar, vibrationer eller stor fysisk belastning av annat slag
• Långvarigt gående eller stående arbete
• Obekväma arbetsställningar (vridning/sträckning/böjning)
• Otillräcklig möjlighet till paus och vila
• Smitta från rubella eller toxoplasmosis
• Exponering för CMR klassade kemikalier d.v.s. cancerframkallande, mutagena eller reproduktionsstörande (t.ex. kolmonoxid)
• Exponering för kvicksilver eller kvicksilverföreningar
• Arbete med allergena produkter eller ämnen som är skadliga när de tas upp genom huden t.ex. en del organiska ämnen
• Arbete som ger upphov till stark oro eller uttröttning
• Upplevd hög stressnivå
• Ensamarbete
• Hot, våld eller kränkande särbehandling
• Nattarbete
• Oregelbundna arbetstider

Gravida och ammande kvinnor uppmanas att inte

• Hantera radioaktiva ämnen utan att först rådfråga strålskyddsteamet.
• Utföra uppgifter som involverar farliga substanser som är: giftiga, skadliga, cancerframkallande, mutagena, teratogena, reproduktionstoxiska (eller på något annat sätt kroniskt skadliga för människor)

Riskbedömningsmall finns tillgänglig på Lunds universitets hemsida.